关于做好2017年文书档案归档工作的通知

关于做好2017年文书档案归档工作的通知

各院、部、处，各直属单位：

为了做好2017年文书档案归档工作，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

(一)凡在2016年1月1日至2016年12月31日，由各单位在工作中形成的，具有保存价值的文字材料以及与之相对应的电子全文数据等均应立卷归档。

（二）文件材料归档范围和保管期限严格按照各单位《文书类档案材料归档范围和保管期限表》确定。

二、移交时间

按照《黑龙江八一农垦大学档案管理办法》（农垦校发[2012]42号）规定，文书类档案归档工作在5月末全部结束，各单位具体移交时间详见附件1。

三、移交手续

移交档案实体的同时，还需附交接文据（见附件2）一式二份。

四、归档要求

（一）归档材料的整理、著录、移交等工作要符合《黑龙江八一农垦大学档案管理办法》（农垦校发[2012]42号）有关规范要求。

（二）各单位要注意做好纸质档案与电子全文数据的同步归档工作，此项归档情况，将作为本年度归档工作一审、二审的重点审核内容。

（三）请各单位兼职档案员严格按照规定时间完成档案归档移交工作。特别是要全面收集、严格把关、认真审核归档内容，确保归档材料齐全、完整、有效。

根据各单位兼职档案员新老更替的不同情况，将在归档工作过程中组织业务培训，请各单位兼职档案员根据自身情况积极报名参加，如需培训请填写《2017年兼职档案员业务培训报名表》（附件3），并将电子版于3月14日前发送至邮箱117888673@qq.com，具体培训时间另行通知。

归档工作中相关要求及文件材料等可到八一农大档案工作QQ群共享中下载。

联系人：孔庆春

联系电话：6819867

图书馆与信息中心

2017年3月10日

附件1：

2017年文书类档案移交时间表

序号	移交日期	归档单位	备注
1	3月15日--4月7日	校办公室、组织部、宣传部、政研室、纪委、学生处、保卫处、工会、人事处、教务处
2	4月10日--4月21日	科技处、研究生处、招生就业处、财务处、审计处、资产处、国际处、离退休工作处、后勤处
3	4月24日—5月10日	农学院、工程学院、动科学院、经管学院、会计学院、食品学院、人文学院、信息学院、生命学院、理学院、应用学院（继续教育学院）
4	5月11日—5月19日	军体部、思政部、教学评估中心、学报、杂粮中心、测试中心、新农村研究院、图书馆与信息中心、科技园

附件2：

2017年文书类档案交接文据

移交单位名称		接收单位名称
移交档案所属年度		移交档案起止件号
各类别档案件数	永久	30年	10年
	纸质档案	纸质档案	纸质档案
	电子档案	电子档案	电子档案
合计	纸质档案
	电子档案
移交说明	本单位已经根据归档范围和归档时间的要求，将2016年形成的文书类应归档材料整理完毕，全部移交档案馆，如有遗漏，由本单位负责移交的案卷情况说明：此处写明移交的案卷是否系统完整、有无缺损、有无复制件等需要说明的问题
移交单位领导（签字）：经办人（签字）：移交单位（印章）移交日期：年月日		接收单位领导（签字）：经办人（签字）：接收单位（印章）接收日期：年月日

注：请将案卷移交目录附此交接文据后面，案卷移交目录可在南大之星档案管理系统中自动生成。

附件3：

2017年兼职档案员业务培训报名表