黑龙江八一农垦大学名人档案管理办法

第一条 为了加强我校名人档案资料的收集、管理和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《黑龙江省名人档案管理办法》，结合我校实际，特制订本办法。

第二条 本办法所称的名人是指与本校有关（在学校学习、工作过等）的在国内外不同领域具有重要影响、取得突出成就的人物，主要包括：

（一）历任校领导；

（二）国家科学院、工程院院士；

（三）全国劳动模范、五一劳动奖章获得者、先进工作者、全国优秀教师、全国优秀教育工作者、国家教学名师；

（四）国家有突出贡献的中青年专家；教育部跨世纪优秀人才；在学术上有名望的教授、终身教授、科学家（二级以上）；

（五）担任过省级及以上党委、政府、人大、政协、纪律检查委员会及民主党派领导人、全国人大、全国政协常委等职务的领导；

（六）杰出校友及其他在国内外有一定声誉或对学校做出突出贡献的知名人士；

（七）已经退休，经学校确定在教学、科研领域有较深造诣、成就突出的专家、学者。

第三条 本办法所称的名人档案是指名人在工作、学习、生活等活动中所形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的档案材料，收集（征集）的主要内容包括：

（一）名人档案收集（征集）综合材料:名人档案收集（征集）通知、要求、收集（征集）情况介绍、说明,收集（征集）过程中的沟通往来信函、交接仪式、材料物品清单等；

（二）生平传记材料：反映名人一生经历及其主要活动的材料，包括生平履历、自传、传记、日记、回忆录、口述历史材料、家谱等；已故名人的遗嘱、讣告、唁函、唁电、悼词、追悼会签名册等；

（三）职务活动材料：反映名人在职务活动、社会活动、国际交往中的各种记录材料，文章、讲话、各种有价值的笔记、手稿、演讲稿、题词，被邀请出席各种重要会议的通知、在各种会议上所作报告底稿或提纲等；

（四）名人成就材料：如专著、译著、出版教材、学术论文、研究成果、书画、摄影艺术作品等；

（五）研究、评价名人材料：社会、媒体、国内外报刊、杂志及专家学者对名人的宣传、报道及评价、纪念性、回忆性、评述性及研究介绍性材料等；

（六）往来书信：名人与一些知名人士、良师益友及家人的有价值的来往信件、电报等；

（七）奖状、证书及证章：表明名人身份、任免、奖励的奖状、奖章、证书、证件（各类聘书、职务任命书、学生证、工作证、毕业证、学位证）等；

（八）名人音像资料：反映名人一生各个时期主要活动的照片、录音、录像、光盘等；

（九）实物及其他：名人收藏的有保存价值的书籍、资料及使用过的物品等。

第四条 名人档案的收集、征集工作，由学校档案馆负责业务指导，各单位行政负责人为领导责任人，兼职档案员负责做好收集、征集归档工作，并纳入相关人员的岗位职责。

（一）名人档案材料的收集、征集，主要由名人本人及家属、同事、亲朋好友、所在单位或组织等提供的档案材料为主要来源。可采取向本人或其亲朋好友直接收集、征集档案材料，并通过收集、征集、代管（寄存）、捐赠等多种形式进行；

（二）名人本人或家属自愿捐献给学校的档案材料，可采取“捐赠”方式归档，由学校及档案馆向捐赠者颁发捐赠证书。捐赠的档案具有特殊保存价值的，学校应予以奖励；

（三）名人所属单位领导责任人负责名人档案材料收集、征集工作的督促和落实，兼职档案员负责名人档案材料的整理著录归档工作并及时移交档案馆。

第五条 名人档案是学校档案全宗的一部分,由档案馆实行集中统一管理，以确保名人档案完整、准确、系统、安全和有效利用。

（一）名人档案的整理立卷按照各单位立卷归档工作规范要求，以名人为单位按着名人档案类目要求组卷，应遵循材料形成的客观规律，依据每位名人材料形成的内容、载体形式、数量等实际情况，保持材料之间的有机联系，真实地反映名人工作、学习和生活的本来面貌；

（二）名人档案材料采用卷盒方式保管，以件为单位，每份文件材料应逐件在首页右上角加盖档号章，并填写档号章的各个项目；

（三）按名人档案材料归档时间顺序编制档号，采用二级分类法，省去年度号，由名人代码（MR）、分类号、案卷号及件号构成。分类号包括一级类目即名人姓名，用汉字表示，二级类目代码11-19（见附件），档号模式如下：

名人档案档号= MR+分类号（姓名+二级类目代码）+案卷号.件号，上、下位代码之间用“-”连接。如“MR-张三16-1.001”。

（四）编制名人档案目录，以档案材料归档时间先后为序，按着名人档案类目编制要求将信息著录到档案管理系统中。打印案卷目录、全引目录、文件目录和其他必要的检索工具，方便利用；

（五）名人档案的排架采用按归档时间结合类目顺序依次横向排架。具体按每位名人档案类目内容、载体形式、归档时间的顺序排列上架；

（六）接收名人档案要办理交接手续，编制移交目录清单一式三份，档案馆、名人所在单位及名人或家属各执一份；

（七）名人档案的保管期限为永久；

（八）根据档案形成载体的不同，应采取科学有效措施，加以保护和管理，其中特殊载体材料可实行单独排架保管,并在案卷目录中标明存址，严格执行安全和保密制度。

第六条 名人档案非经本人或捐赠者同意，不得随意公布。档案馆应维护名人本人或名人家属的合法权益，名人档案形成者或捐赠者有权了解名人档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权。并可对其档案中不宜对社会开放的部分提出限制利用的意见。

第七条 档案馆在充分尊重捐赠者意愿，依法保护其知识产权等合法权益的前提下，应积极组织开展名人档案的利用工作，充分发挥名人档案为学校发展建设服务和育人工作中的作用。

（一）与有关单位或个人联合开展对名人的研究；

（二）利用名人档案的复制件、重复件、档案目录等材料，举办名人档案展览，开展网上宣传教育及其他纪念活动；

（三）组织编辑出版名人档案材料；

（四）为名人研究提供咨询与服务。

第八条 名人档案按学校重要档案查、借阅程序提供利用。

第九条 档案馆应对名人档案的收进、移出、保管和利用等情况按档案统计制度进行统计。

第十条 本办法由档案馆负责解释，自公布之日起实施。

附件：

名人档案二级类目表