当前位置:首页  业务指导  综合档案  文书类

文书类档案归档流程

时间:2017-05-17浏览:60

一、收集

对照本单位文书类档案归档范围和保管期限表,做好日常的收集整理工作,做到办完一件收集一件。

注意事项:

1.加强两类材料的收集归档。一是上级部门直接发到本部门或者领导开会带回来的重要文件材料(上级单位批复、有领导重要批示的文件材料等);二是本部门以学校名义承办的各种重要会议、发生的重大事件、组织的重大活动形成的材料(跨部门的,由承办/牵头部门来归档)。

2.经文书部门处理的文件(上级来文和校发文件)由校办公室负责归档;已经交相关业务部门的各类材料,由业务部门负责归档。(比如:各单位年终总结材料已经交校办公室了,不需要各单位再重复归档)。

3.归档材料的质量要求

1)原件;(2)齐全完整;(3)字迹清楚并适合耐久保存;(4)纸质材料和电子文件同步归档。

4文件修整

包括对破损文件进行修裱;对字迹模糊或易变色的文件进行复制;去除文件上易锈蚀的金属物等(普通订书订、曲别针、大头针等)

二、著录

按照文书档案著录说明,将收集的归档文件相关信息著录到南大之星档案管理系统,并将相应电子文件上传到系统中。

三、整理

1确定年度:归档文件采取年度分类法,每年有一个大流水件号。

文件所属年度的判定需要注意以下几种情况:

1)文件有多个时间特征的,一般来说以文件签发日期(即落款日期)为准,以此判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定文件所属年度。例如,2008年形成的《2009--2013年工作规划》,应归入2008年度;2010年制定、2011年生效的法律法规,应归入2010年。

2)跨年度形成的文件,统一在办结年度归档。比如,跨2010年、2011年两个年度的会议形成的文件材料,统一在闭幕年即2011年整理归档。

3)文件没有标日期的,可以推断准确日期或近似日期。

2排序:强调“事由原则”,按保管期限永久、30年和10年的顺序排列。

1)将同一事由形成的文件排列在一起。

将同一事由形成的文件排列在一起,可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程,反映出这些文件之间的客观联系。同一事由可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等。例如,一份请示或报告,批复收到后,就可视为事由办理完毕;一次会议或一次活动,可以视为一个事由。事由的确定,本着便于整理和利用的原则自行掌握。

同一事由的材料相对集中存放,方便检索利用。如果相关文件分散在不同的档案盒内,必然会大大增加提供利用时的调阅和归位的工作量,如果将它们相对集中地排列就可以避免这个问题。

2)同一事由内的文件材料,按文件形成时间的先后顺序,日期在前的归档文件排列在前,日期在后的文件排列在后。

件的确定和保管期限的确定:归档文件以件为单位进行文件级的整理。

一般以每份文件为一件,绝大部分是以自然件(即单份文件)的形式出现。汇编、报表、名册、图册等一册(本)为一件。

保管期限对照各单位《文书类档案归档范围和保管期限表》进行确定。

件号的确定:归档文件每年有一个大流水的件号,从校办公室开始排,各单位的件号由档案管理部给定。

3装订

将以确定为一“件”的文件用符合档案保护要求的材料重新加以装订,从实体上最终确定“件”的形态。

我们一般采用不锈钢钉(夹)、棉线绳等,左下侧对齐,左侧装订。

4打页码

归档文件要求一件文件有一个独立的页码,没有独立页码或由多份文件组成的一件文件,需要用打号机在文件的非装订侧的右或左下角打印页码。

5加盖归档章

一般加盖在归档文件首页上端居中的空白位置;如果领导指示或发文章等占用上述位置,可将归档章盖在首页的其他空白位置,但以上端为宜;归档章尽量保护文件的原始面貌,不要压到文字。

6.归档章填写说明:

填写前的归档章举例:


(上面章中黑色字体标注的是提示文字,用以说明编号项目在归档章中的位置。)

  

填写后的归档章举例:

7.打印归档文件目录和备考表

前面的工作都完成后,可以与档案管理部联系,取得最终件号和盒号,预立卷完成,档案管理部审核后,可以打印归档文件目录和备考表。

归档文件目录可以在南大之星档案管理系统中自动生成。

备考表由档案管理部提供模板,各单位据实填写。

归档文件目录放在盒内材料的最前面;备考表放在盒内材料的最后面。

8加盖盒脊、装盒

盒内材料按要求整理完毕后,与档案管理部联系取得盒号后可以进行加盖盒脊装盒工作。

装盒的具体要求和注意事项:

1)不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒内;

2)不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒内;

3)不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒内;

4)视文件材料的厚度选择适宜的档案盒,盒内材料不宜过多或过少。

四、移交

归档部门在完成网上审核和实体审核确认无误后,可以将档案材料移交档案管理部,移交时需要填写档案交接文据,交接文据需要相关人员签字,部门盖章。

交接文据一式两份,归档单位和档案管理部各保存一份。