文书类档案网上著录、目录打印说明

一、登录系统

登录网址：http://210.46.193.23/→ 输入本单位用户名和密码，进入系统。

二、著录归档文件信息

打开“各单位、部门文书类归档立卷档案表” →点击“添加文件”按钮，进入添加文件界面。

以农垦校发[2013]33号文件为例，将需要填写项做以下说明：

1．一级目录：填写归档材料形成的年度。如：2013。

2．二级目录：填写归档部门名称，规范简称即可。如：校办公室。

3．实体分类号：填写文件材料形成的年度。如：2013。

4．文件案卷号及件号：将小数点前面的1去掉，小数点后面填写文件的件号（最终件号由档案管理部给定，预立卷时各单位可以从.0001开始拟定临时号码）。如：.0142。

5．保管期限：对照《黑龙江八一农垦大学各单位档案材料归档范围和保管期限表》，据实填写文件材料的保管期限。如：30年。

6．密级：一般为“内部”。

7．正题名：即文件标题，一般由责任者、问题、文种3部分组成。文件没有题名或题名不清楚、不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件内容重新拟定或补充标题，并在新拟或补充标题之外加上方括号“[ ]”。如：黑龙江八一农垦大学关于成立征兵工作领导小组的通知。

8．副题名：有副题名的填写，没有的不填写。

9．第一责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时使用全称或通用简称。如：保卫处。

10．页数：指一件档案的总页数。如4。

11．规格：此处填写盒号，盒号由档案管理部给定。如12。

12．文件时间：指文件签发日期（即落款日期），填写8位数字。如：20130621。

13．归档单位：填写归档单位名称。如：校办公室。

14．文号、图号：据实填写。如农垦校发[2013]33号。

15．载体、文本、文种、归档份数、输入员等据实填写。

三、上传电子文件

添加文件成功后，可以在“档案文件信息管理”界面看到添加后的记录。例如：

根据文件材料的实际格式，点击“全文”、“图像”或“媒体”按钮，即可上传电子附件。

四、打印目录

1．文书档案盒内放“归档文件目录”，归档文件目录打印方法：

归档文件材料有关信息录入“南大之星档案管理系统”后，在“档案文件信息管理界面”将同一盒的记录选中后点击“添加打印”→点击 “打印当前”按钮进入目录打印界面→选择“归档文件目录（农大文书档案用）”，依照下图点选相应项后预览打印。

2．需要附在交接文据后面的是“案卷移交目录”，案卷移交目录打印方法：

点击“档案文件信息管理界面”的“打印当前”按钮进入目录打印界面，依照下图点选相应项后即可打印。

附件1：文书类档案交接文据

XXX年文书类档案交接文据

注：请将案卷移交目录附此交接文据后面，案卷移交目录可在南大之星档案管理系统中自动生成。

附件2:文书类备考表模版