档案管理系统照片的录入与移交办法说明

时间:2017-05-16浏览:1249

 

一、档案管理信息系统登录方式只有办公室可以登录。)

1、通过学校网站登录:图书馆与信息中心主页—>档案信息服务—>档案管理平台—>http://210.46.193.23/

2.通过IP地址登录:

浏览器地址栏输入http://210.46.193.23/,进入登录界面;

在系统登录界面输入本单位用户名、密码,即登录“档案管理系统”。

二、录入步骤

简单的说,录入照片的过程分三步:

第一步:“添加案卷”

第二步:“添加文件”

第三步:“上传照片”

下面予以详细说明。

进入档案管理系统后,选“03单位、部门、文书立卷档案表”下的“3各单位、部门科技类归档立卷档案表”。

在左上角选择添加案卷。

1、“添加案卷”(以农学院2015年毕业生照片为例)

原则是一次活动,添加一个案卷。一次活动,短则一天之内,长则历时一整年,无论历时多少天,只要是同一个主题的活动,均应为其建立一个案卷。

需要添加的项目如下:  

1)一级目录:SX12(声像的开头字母缩写)

2)二级目录:2015(相应年份)

3)三级目录:单位名称,如“农学院”

4)实体分类号:2015-SX122015代表的是年份)

5)“案卷/盒号”:添加的第一个案卷从1开始。

6)保管期限:永久

7)密级:内部

8)正题名:就是活动的名称,要详细具体(一般不超过50个字),如照片中包含某位关键人物,请写清楚人名,方便搜索。

9)第一责任者:农学院

10)规格:系统默认为盒号,统一填写为1

11)“起止时间”:要根据照片的拍摄日期填写。如涉及多个拍摄日期,则填写拍摄的最早的日期到最晚的日期,如

12)“接收人”:据实填写

13)“移交时间”、“移交人”、“输入员”:据实填写

更改好后,点击左下角“添加”—>“确定”显示如下图。       

  

  

如需修改已经添加好的案卷,则如图单击红圈的地方。

出现修改页面,修改好后,记得点击“保存”。

2、“添加文件”

一张照片,添加一个文件。建议一个活动保留几张有价值的照片就可以了。

“添加文件”的页面如下:

其中需要改动的分别是以下几项:

1)一级目录、二级目录、三级目录、实体分类号、保管期限、密级、页数、规格、第一责任者、归档单位、输入员同案卷。

2)实体分类号:2015-SX122015代表的是年份)。

3)文件案卷号及件号:小数点前面是案卷号,与前面添加的案卷号要相对应,小数点后面四位表示件号,从.0001开始记录。如:3.0001。如果建立一个新案卷,添加新文件后要手动改回.0001

4)正题名:就是活动的名称,要详细具体(一般不超过50个字),如照片中包含某位关键人物,请写清楚人名,方便搜索。如果同一个活动存了两张以上的照片,例如学生答辩照片——1张是学生答辩的,另1张是领导和学生合影的,请尽量不要用“照片的名称+照片X”来区分(X此处代表数字)

5)页数:1

6)文件时间:要根据照片的拍摄日期填写,格式是20150101,月日不足两位的要用0补齐。

7)归档份数:据实填写(一般情况下都是1

8)文号、图号:如果是2015年毕业生照片,就写成“2015年毕业生合影”,其他的照片要尽量简明扼要,8个字以内,方便日后查找。

3、上传照片

建立好案卷和文件以后,要手动返回主页面,就能看见刚刚建立的案卷和文件了。

如上图,在对应文件的同一行内,单击红圈部分,就会出现如下图的照片上传窗口。

点击“浏览”选择好要上传的照片后,会显示照片的完整地址,再点击上传,根据网速和照片大小,等待若干秒,出现如下图所示,表示上传成功了。

注意,每个文件里,只上传一张照片。回到主页面,点击刷新,就会看到图像的图标亮了,下面的0变成1。上传照片完毕。

三、交接流程

交接需要以下两件,其中交图书馆与信息中心档案管理部一份,本单位留存一份:

1.黑龙江八一农垦大学档案交接文据(“八一农大档案群”可下载,或者到图书馆与信息中心网站上下载)

2.案卷移交目录(南大之星档案管理系统里可直接生成)

出现打印窗口后,注意红框的选择:

预览没问题后就可以直接打印了。

“交接文据”附带“案卷移交目录”一式两份,交接双方各留一份备查。