第一章 总 则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》，结合学校档案工作实际，制定本办法。
第二条 黑龙江八一农垦大学档案（以下简称学校档案），是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条 学校档案反映了学校建立、建设和发展的全过程，是全校广大师生员工辛勤劳动和智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证。学校各级领导干部和师生员工都有保护档案的义务，都应增强档案意识，爱护学校档案，协助职能部门管好、用好学校档案。
第四条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，也是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校档案工作应做到 “三纳入”、“四同步”，即将学校档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规划，纳入学校管理制度，纳入学校各级领导及教学、科研和管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作，加强对档案工作的领导和管理。
第五条 学校档案实行统一领导、集中管理的原则。人事档案纳入档案馆管理，按《黑龙江八一农垦大学人事档案管理办法》执行。各级领导和全校教职工在工作中形成的，对教职工、学生、学校和社会具有保存价值的各种载体形式的各门类档案均应按规定及时归档，由学校档案馆集中统一管理，以便维护学校档案和人事档案的齐全、完整与安全，便于学校各方面的利用，任何部门或个人不得拒绝归档或将档案据为己有。
第二章 领导和管理体制
第六条 学校档案工作接受黑龙江省教育厅的领导和黑龙江省档案局、农垦总局的业务指导、监督和检查。
第七条 学校档案工作由学校主要负责人领导。其主要职责：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）加强对学校档案工作的领导，将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与学校办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；
（四）研究决定学校档案工作中重要奖惩和其它重大问题。
第八条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，其管理职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、统一保管学校各类综合档案及人事档案等有关资料；
（四）编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第九条 学校建立以主要校领导和部门、单位行政负责人为组长的校、院两级档案工作领导小组，加强对档案工作的组织和领导。
第十条 各部门和单位行政负责人为本单位档案工作负责人，同时可确定1名单位领导协助分管，确定1名以上兼职档案员及多名档案材料收集责任人，具体负责本部门和单位文件材料的收集、整理、著录、立卷、归档工作。兼职档案员要相对稳定，更换人员时应报档案馆备案。
（一）单位档案负责人主要职责：
1．贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策，贯彻落实学校档案工作规章制度，批准本单位档案工作规章制度；
2．将档案工作纳入本单位工作计划、发展规划，纳入工作人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；
3．积极支持本单位兼职档案员开展档案工作，提供工作条件，保证工作时间，支持其参加档案业务培训和交流，为其解决工作中遇到的困难。
（二）兼职档案员主要岗位职责：
1．认真贯彻落实《档案法》，严格执行学校档案管理办法和档案工作的各项规章制度，热爱档案工作，遵纪守法，忠于职守，努力学习档案工作基本知识，掌握档案工作业务规范和基本工作方法，具有一定的计算机基础和实际运用能力；
2．主动接受学校档案馆的业务指导和监督检查，向本单位教职员工宣传档案工作政策法规，宣传档案工作的意义和作用；
3．根据档案材料归档范围，认真做好本单位各类文件材料的收集、整理、分类、著录、立卷、归档等工作，并按时向档案馆移交，案卷质量符合《黑龙江八一农垦大学档案案卷质量标准》（附件7）的要求；
4．自觉遵守档案保密法规，严格执行档案保密制度，遵守保密承诺，做好文件材料的安全和保密工作；
5．积极参加校内外档案学术研究和交流活动，按时完成档案馆布置的各项工作任务。
第十一条 根据实际需要，针对某些需特殊条件保管，且具有一定独立性的档案，设立档案分室管理。档案分室是档案馆的分支机构，受档案馆和业务主管部门双重领导，其档案信息录入学校档案管理系统。
第三章 档案管理
第十二条 依据《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，档案以问题为分类标准，分为党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品类、出版物类、外事类、财会类等10类，根据载体和保管条件的特殊性单列出声像类、底图类和实物类3类，共计13类。具体见《黑龙江八一农垦大学档案实体分类大纲和分类编号办法》。
第十三条 各类档案材料归档范围及保管期限见《黑龙江八一农垦大学各类档案材料归档范围及保管期限表》。
第十四条 纸质档案材料要与电子文件同步归档。归档的各类载体文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关档案规范和标准。电子文件归档要求按照《黑龙江八一农垦大学电子文件归档与管理暂行办法》执行。
第十五条 学校实行文件材料形成单位及文书处理部门整理、分类、著录、立卷、归档制度，具体要求按《黑龙江八一农垦大学各单位及文书处理部门立卷归档工作规范》执行。各单位兼职档案员在档案馆的监督指导下具体负责组织本单位（部门）教学、科研和管理等相关人员做好档案材料的收集、整理、分类、著录、立卷、归档等工作。
第十六条 档案馆根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及各单位职责制订《黑龙江八一农垦大学各单位档案材料归档范围和保管期限的规定》下发各单位，便于各单位进行档案材料的收集、整理、著录、立卷、归档等工作。
第十七条 归档文件材料整理方法见《黑龙江八一农垦大学归档文件材料整理办法》，档案信息著录方法见《黑龙江八一农垦大学档案管理系统著录操作规范》。
第十八条 各类文件材料归档时间
（一）学校党群、行政、教学、科研、设备、基建、外事、出版、财会、声像门类中的综合管理性文件材料以及出版物等，应在文件材料形成年份的次年的5月底以前归档；
（二）科研、基建、产品、设备等项目文件材料，应在项目鉴定、竣工验收、开箱后的2个月内归档；
（三）非综合管理类文件材料学生入学登记表、毕业生成绩、学位材料、论文、毕业照片等材料，应在每年12月底以前归档；
（四）财会类凭证、账簿等档案，应在会计年度终了后整理、著录、组卷，由财务部门保管三年后，每年3月底以前移交档案馆；
（五）全校性重大活动的文件材料，应在完成后的1个月内归档；
（六）对于征集的其他类档案和上级有特殊规定的文件材料随时归档。
第十九条 归档移交手续
各类档案的移交和接收必须严格履行交接手续。档案馆对移交档案的案卷质量和数量进行认真核对，检查验收，无误后交接双方分别在移交文据上签名盖章，交接文据后附移交说明和移交目录（在黑龙江八一农垦大学档案管理系统中打印），标明移交时间，一式两份，交接双方各保存一份。
第二十条 学校对保管期限已满、失去保存价值的档案，经档案鉴定小组和有关单位鉴定，登记造册报主管领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 档案馆设专人负责报送档案统计工作。
（一）档案的收进和移出，全宗和案卷数量，档案的利用、销毁等有关数据；
（二）按照有关规定，认真执行档案统计年报制度，向上级部门报送档案工作基本情况统计报表和已公开的现行文件材料及基本情况统计报表。
第二十二条 档案馆应研究、重视和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制，以确保档案的安全与完整。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 档案馆对所存档案和资料的保管情况，每年进行一次检查，遇有特殊情况应立即向主管校领导报告，及时处理。
第四章 档案的利用、开放与编研
第二十四条 学校档案馆应设立专门的阅档室、编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗介绍、档案馆指南、计算机查询系统等，为学生、学校和社会利用档案创造便利条件。
第二十五条 对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用（涉及个人隐私的和档案形成单位或捐赠者限制利用的）部分外，均应按国家规定，报主管校领导批准后，分期分批向社会开放。
第二十六条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经馆长批准。涉及未公开问题应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请主管校领导批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密的，应当经学校保密工作部门批准。
寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第二十八条 档案馆应建立健全档案借阅制度，严格履行登记手续。对借出档案，要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学校处理。
第二十九条 档案馆对提供利用重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经馆长批准。
第三十条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
学校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。
第三十一条 档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请主管校领导批准。
第三十二条 档案馆应积极开展档案学术研究和交流活动，积极参加本系统、本地区的档案学会活动，提高档案学术水平。
第三十三条 档案馆应积极开展多种形式的档案宣传工作，如举办档案展览、陈列、建设档案网站等。条件成熟时，可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章 经费、库房与设施
第三十四条 档案工作所需经费列入学校事业费预算，保证档案工作的需求。
第三十五条 应具备符合永久保存档案的库房条件，配备必要的装具，建立和健全库房管理规章制度，配置防火、防盗、防潮、防高温、防水、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体等“十防”设施，控制和记录库房温湿度，确保档案的完整与安全。
存放声像、电子等特殊载体档案的库房，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十六条 设立专项经费，配置档案管理现代化、档案信息化所需设备、设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第三十七条 明确岗位职责，建立档案工作定期检查和考核评比制度。对优秀的专、兼职档案工作人员和工作成绩突出的单位和个人要给予表扬和奖励。对违反《档案法》的人员予以批评教育，给工作造成严重损失的，要追究主管领导和当事人的责任，按有关规定和办法予以处罚，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
第七章 附 则
第三十八条 本办法由学校档案馆负责解释，自印发之日起施行。原《黑龙江八一农垦大学档案管理办法》同时废止。