一、严格按阅档规定来确定是否提供利用和提供所需材料。
二、查阅干部人事档案时，利用单位必须派二名以上中共党员干部，持《查阅干部档案审批表》和工作证，到干部人事档案管理部门办理查阅手续。对持行政介绍信或调查证明材料介绍信查阅档案者，干部人事档案管理部门不予受理。
三、阅档人必须严格遵守安全保密制度和阅档规定，严禁抽取和撤换档案材料；严禁折叠、批注、拆卸、涂改、圈划；严禁边喝水边阅档；严禁在档案室内吸烟。违者一律追究责任，严肃处理。
四、不得擅自拍摄、复制档案内容，对于确因工作需要利用档案材料取证的，必须经过干部档案管理部门负责人审批后方可复制提供。
五、干部人事档案原则上不外借，确因工作需要必须借出使用时须申报理由，经主管部门负责人审批同意，方可借阅。借用部门要制定专人专柜保管，不得擅自转借他人。借阅期限最长为10天，如需延长，必须办理延期借阅手续。档案送还后，要认真核对并登记，发现问题，及时报告，提出处理意见。
六、任何个人不得查阅本人及其亲属档案。