《黑龙江八一农垦大学归档文件材料整理办法》（以下简称《办法》），依据DA/T22-2015《归档文件整理规则》制定，适用于黑龙江八一农垦大学档案实体分类中所包含的应作为文书档案保存的各种文件材料。
一、术语和定义
1.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。
2.整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.件：归档文件的整理单位。
4.档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
二、整理原则
1．归档文件要按照“遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。
2．区别不同价值，便于保管利用。
3．归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便与计算机管理或计算机辅助管理。
4．归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
三、整理方法
（一）纸质归档文件
１．组件：一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括发文审批单、有价值需保留的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单的与相关文件为一件。
件内文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文审批单的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文审批单和定稿在后。
2．修整
（1）归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
（2）归档文件已破损的，应按照DA/T25-2000予以修复； 字迹模糊或易退变的，应予复制。
（3）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。（4）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
3．装订
（1）归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
（2）应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
（3）用于装订的材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
（4）永久保管的归档文件，易采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见图四）或缝纫机轧边装订。文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归当文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
（5）永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。
（6）定期保管的、需要向档案馆移交的归档文件，装订方式按照(4)、(5)执行。定期保管的不需要向档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照(4)执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。
4．编页
（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
5．分类
（1）对归档文件应进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
（2）归档文件采用年度—机构—保管期限分类法进行三级分类。
①按年度分类
将文件按其年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
②按机构分类
将文件按其形成或承办机构分类。根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件归入文件主办部门。
③按保管期限分类
按照《 黑龙江八一农垦大学各类档案材料归档范围和档案保管期限表》中规定的保管期限分类。
6．排列
（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
（2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
（3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
7．编号
（1）归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
（2）档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码.年度-保管期限-机构代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“.”隔开。如“WS(文书).2015(年度)-Y(永久)-BGS(办公室)-0001(第0001件)” 。
（3）档号按照以下要求编制
①全宗号：给立档单位编制的代码，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。我校没设全宗号不填写。
②档案门类代码.年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度。以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。
③保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10 年，分别以代码“Y”、““D30”、“D10”标识。
④机构代码：机构代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等，如有两个以上机构代码相同，代码由档案馆统一给定区分。
⑤件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，“0017”。
（4）归档文件应在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
（5）归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、机构、保管期限、件号，以及页数作为必备项（见图一A），归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构按照“三、7.（3）”编制，页数用阿拉伯数字标识（见图一B）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”、“30年”、““10年”简称标识。机构也可以用““办公室”等规范化简称标识（见图一C）。
8．著录编目
（1）依据《黑龙江八一农垦大学档案管理信息系统著录操作规范》,按照档号顺序对归档文件材料逐件进行著录，著录准确、详细，便于检索。
（2）来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。
（3）著录完成后在系统中生成打印归档文件目录。归档文件目录（图二）设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、盒号、备注等项目。
①序号：填写归档文件顺序号。
②档号：按照“三、7.（3）”编制。
③文号：文件发文字号。没有文号的，不用标识。
④责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
⑤题名：文件标题。没有标题、标题不规范或标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加“[]号”。
⑥日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909
⑦密级：文件密级按文件实际标注填写。没有密级的，不用标识。
⑧页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
⑨盒号：文件所在档案盒的顺序号。
⑩备注：注释文件需说明的情况。
（4）目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。
（5）归档文件目录除保存电子版外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见图三）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
9. 装盒：将归档文件目录置于盒内文件的最前面，归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及打印备考表项目。一盒装满后，顺次装下一盒即可。装不满时可选择薄盒。不同年度、机构、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒归档文件装盒时，要求归档文件目录条目对应到档案盒盒脊项目，再由盒脊项目对应到盒内文件归档章上项目。
（1）档案盒
①档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310 mm×220 mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为
20mm、30mm、40 mm、50 mm等。
②档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，由档案馆统一给定，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。
③档案盒应采用无酸纸制作。
（2）打印备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见图五）。
①盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
②整理人：负责整理归档文件的人员签名或盖章。
③整理日期：归档文件整理完成日期。
④检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名盖章。
⑤检查日期：归档文件检查完毕的日期。
10．移交：打印归档文件移交目录及归档情况说明，连同归档文件一并移交档案馆。
11．排架
（1）档案馆接收归档文件后，经审核验收合格，统一排列上架，上架排列方法，应与归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
（2）归档文件按年度-机构-保管期限分类，库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，便于实体管理。
（二）归档电子文件
（1）归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应按照“（一）纸质归档文件”中的1、5、6、7、8的方法整理。
（2）归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。
（3）归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014）年，GB/T18894等标准的应用系统。
四、归档文件整理要求
１．及时收集：及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。收集工作不要等到年底才进行，应区分不同情况，明确归档时限。对办理完毕、属于归档范围的纸制文件材料和电子文件，应做到办完一件收集一件，防止散存在个人手中。也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行。还可与检查工作、节假日清点文件、人员、机构变动等项工作结合进行。
２．认真检查：对收集的各种纸质文件材料和电子文件，应逐件针对以下各方面情况进行检查：首先，同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否完成公文处理的每一个程序，是否是生效文件。其次，纸质文件材料、电子文件是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。再次，这些文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。
３．准确登记：对往来行文、机关内部文件、会议文件登记时，逐件装订、盖章，进行登记，做到有据可查。登记时，不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对出国、外出、开会、检查工作等有关人员带回本单位的文件材料进行认真登记归档。
４．规范整理：整理工作是对经过检查后的归档文件进行组件、修正、分类、编目、装订、盖章等前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化。
装订后，在收文或本单位形成文尚未流转、办理前，就由收发部门或文书人员及时在文件首页空白处加盖归档章，这样，便于管理和减轻工作量。
５．严格保管：加强平时保管既包括办理完毕的经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料必须设专人负责，配备专用的文件柜和文件夹或盒，做好平时记录，保证归档文件齐全完整。
为保证文件规范管理，在装盒或文件借出利用后归位，一定要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。否则，装盒或归位错误，将很难找回，甚至可能从此成为“死档”。。
五、新修订的《黑龙江八一农垦大学归档文件材料整理办法 》自2016年6月1日起实施。
图一：归档章（单位mm 长×宽为[3×15]×[2×8]）
注：图一表格内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出。
图二：归档文件目录用A4型纸打印、横向设置
注：可在档案管理系统中自动生成打印
图三：归档文件目录封面为A4型纸打印
图四：直角装订方法
图五：备考表A4型纸打印
注：可在档案管理系统中自动生成打印