黑龙江八一农垦大学档案材料收集归档提示督办工作制度

1．全校各立卷单位，按要求全面落实学校档案归档范围所规定的各类档案材料的收集归档工作；

2．档案管理机构对应收集归档的学校档案材料采取实时提示、年度督办的方式，加强对档案材料的收集力度；

3．提示、督办范围依据《黑龙江八一农垦大学档案管理办法》规定的各类档案归档范围，重点是非学校文件材料的上级重要文件、学校各项重要工作、重要会议和活动、重大事件等各类各种载体形式的档案材料；

4．按分工由各相关业务负责人，负责档案材料收集的提示、督办工作，相关业务负责人为督办责任人，各单位分管档案工作的领导为单位领导责任人，兼职档案员为督办事项落实责任人；

5．做好实时提示。关注和把握学校各项重要工作、重要会议和活动、重大事件的信息动态，通过校园网、校报、相关报道、报导、信息简报、工作总结、大事记、年鉴等多种渠道和途径，在各类非学校文件材料接收和形成时档案工作人员给予实时提示，接收、形成档案材料的单位兼职档案员做好日常收集并及时著录和上传电子文件到档案管理系统中，同时档案工作人员通过档案管理系统做好实时监控督促，并填写《黑龙江八一农垦大学档案材料收集归档提示督办登记表》，确保学校档案材料的及时完整收集；

6．加强年度督办。每年年底立卷归档前，对学校全年各项重要工作、重要会议和活动、重大事件进行梳理避免遗漏，并依据《黑龙江八一农垦大学档案材料收集归档提示督办登记表》对已提示事项归档材料逐项检查核对收集落实情况，保证档案材料完整齐全归档；

  7．经实时提示、年度督办未能及时归档的档案材料，限期整改归档，仍不能如期上交，接收、形成档案材料的单位形成书面报告说明情况，经单位档案领导责任人签字确认。档案管理机构对各单位年度收集归档情况进行年度通报，对存在问题依据学校档案管理规定予以处理。提示督办登记表归入当年全宗卷存档备查。