1．凡符合《黑龙江八一农垦大学档案管理办法》要求归档范围的各类档案，全部由档案管理机构集中统一保管，任何单位和个人不得占为己有和拒绝归档；
2．档案管理机构严格按照立卷归档规范接收档案。接收的档案必须建立档案移交目录、全引目录、归档文件目录、案卷目录、各类目录登记簿。认真细致审核校对，帐物相符，入库上架排列整齐，便于查找和提供利用，做好各种统计工作；
3．档案管理机构必须有符合要求的库房和足够的密集架。库房内要保持清洁通风和适宜的温湿度，并及时做好记录。 应有防火、防盗、防光、防尘、防虫、防潮、防霉和防鼠等安全措施，做到库房、阅档室、办公室三分开；
4．所有馆藏档案按照由左向右、自上而下的顺序编号排列，密集架上标明档案类别、年代，以便调阅，调阅后的案卷应及时放回原处；
5．调阅和复制档案要严格履行审批手续，由专人按规定办理。
6．为了保存和利用档案，组织鉴定小组，定期对馆藏档案进行鉴定，按鉴定制度对需销毁的档案进行销毁；
7．每学期结束前，对外借档案应及时收回，原则上，放假期间不外借档案；
8．每半年定期对所保存的档案进行一次检查、清点，如发现问题，应积极采取补救措施，最大限度地延长档案寿命；
9．每年年终时，对档案收进、移出、保管利用等情况进行统计、总结，以便改进工作方法和提高工作效率；
10．档案人员如有变动，交接人员要对所管档案进行逐一清点，发现问题须在备注中详细说明，认真填写交接目录，双方签字，以备查考。