1．各类档案材料的收集、整理、立卷、移交归档工作是一项十分重要的工作，各立卷单位要加强对这项工作的组织领导，并纳入本单位的职责范围和有关人员的岗位职责；
2．全校各立卷单位兼职档案员要按照归档范围把各类文件材料收集齐全，将原件及电子版文档著录到档案管理系统中，按类目组卷后移交学校档案管理机构；
3．学校档案管理机构在接收档案时，要仔细核对是否齐全完整，有无漏项；组卷是否合理；保管期限、密级划分是否准确；案卷装订是否符合要求；
4．档案材料移交时必须打印移交目录，填写交接文据、移交说明一式两份，经清点核对无误后，双方在交接文据上签名盖章，一份由移交单位保存，另一份由档案管理机构保存，以备待查；
5．档案移交接收的时间：党政及其他各类的管理类档案于次年5月底前；教学类档案于下学年12月底前；财务档案在财务部门保管满三年后，每年3月底前移交；重大活动、重要会议应在结束后1个月内移交；项目、工程、设备等验收完成后2个月移交。