一、应归档的文件材料齐全完整。按照《黑龙江八一农垦大学各类档案材料归档范围和档案保管期限表》，把应归档的文字、图表、声像等各类载体形式的历史记录，收集齐全，归档立卷。
二、文件材料实体分类准确。党政文件分开立卷、归档，按内容、问题立卷、归档，“双重”归档范围文件材料以内容主次划类归档立卷。联合下发文件材料由主办单位立卷、归档，正文与附件；请示与批复；批转、转发与原件及文件批办单放在一起立卷归档。
三、档案所属年度判定准确。文件以签发日期为准判定所属年度；计划、总结以形成年度为准判定所属年度；跨年度形成文件以办结年度为准划定所属年度；跨年度的会议材料，以会议开幕的年度为准划定所属年度；以教学年度为单位的材料以第二学期所在年度为准划定所属年度。
四、档案密级划分准确。密级分为绝密、机密、秘密、内部和公开。
五、保管期限划分准确。保管期限分为永久、定期（30年、25年、15年、10年）、长期、短期，正确地判定文件材料的价值，准确划分保管期限，不同期限文件不准存放在一起。
六、案卷题名，简明确切。以卷为单位整理，案卷组成后要拟写案卷题名。题名文字通顺简练、简明确切。题名由责任者、问题、名称（文种）三部分组成，部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。题名写在卷面，一般不超过50字，责任者应写全称或准确的简称。
七、卷内文件，归档文件排列合理。文件材料排列按照事情的发展过程，保持文件之间的有机联系，有次序的系统排列。即印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批转、转发文在前，被批转、转发件在后。按件整理的自1起编制流水号，信息系统由0.0001起对应流水号。
八、去掉书钉，编写页码。凡纸张两面有文字或有图的，一律编写页码，空白页不编页码，如某种原因编出重号或缺号，可采取“+”、“-”办法拟补，并在备考表中注明。去掉文件材料上所有金属物，装订线外有字迹的要加边，残破的要修补完好，在文件的右上角，编写页码，背面有字的在左上角。
九、以件为单位整理，“件”的划定准确，按件编写页码。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件，也可以分别各作为一件。
十、装订顺序合理，装订材料符合档案保护要求。按件整理的以件为单位装订，采用不锈钢夹装订， 一般正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后；汉文本在前，少数民族文字文本有文件处理单的，可放在最前面。按卷整理的采用三孔一线装订，在后；中文本在前，外文本在后。卷内文件材料底边、卷口取齐，装订结实，案卷整齐美观，每卷要有案卷封面，封面书写整洁大方，字迹符合归档要求。
十一、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、电子目录、归档章、档案盒盒脊标识及备考表填写规范。
１．案卷目录、文件目录、电子目录内各项填写齐全、准确，正确区分归档单位和责任者，文件题名著录完整或拟写准确。归档单位和责任者名称用全称或通用简称。
２．以件为单位整理的，每件加盖归档章。位置合理，不压文件字迹，也不与批示文字或收文章等交叉，归档章内各项填写齐全、准确、规范。
３．档案著录中数字一律用阿拉伯数字，年度填写4位数字，时间采用8位数字法。
４．所著录内容的文字之间不能留空格。
５．盒内备考表项目填写齐全，填写文件需要说明的情况，检查人、立卷人要签名。
十二、盒脊标识规范，齐全。年度、保管期限、分类号、卷号、起止件号、盒号标识齐全，完整。