为加强对档案网络管理系统的使用管理，促进学校档案信息化管理工作的开展，严格操作规程，保证档案网络管理系统安全正常运行，制定本规定。
一、系统说明及使用范围
我校档案网络管理系统是“南大之星”[浏览器/服务器（B/S）结构高校版]档案网络管理系统。该档案网络管理系统仅用于学校归档的档案材料和各单位保存的档案材料的管理。
二、系统使用管理权限
1．学校档案馆管理机构主管“南大之星”档案管理系统的使用和日常管理。负责全校各立卷单位权限分配、业务指导和培训。学校档案管理机构分管档案业务的领导以系统管理员身份，对系统中所有的用户档案表进行授权操作，对系统进行全面管理。其他专职档案工作人员以业务管理员身份（共享级别为表记），对各单位档案材料进行全面管理。
2．各单位通过因特网实现对“南大之星”档案网络管理系统的共享。各单位兼职档案员为普通用户（共享级别为记录级），对本单位的档案材料进行全面管理；可作为记录级别用户对系统管理员授权的档案表进行录入、修改、打印；可对系统中所有非密级文件进行查询、浏览全文。
3．全校教职员工为查询用户，只能对公开的档案进行访问查询。
三、病毒防治和系统安全保密
1．各单位要加强对计算机病毒的预防和监控，做好日常检测工作，发现病毒征兆及时处理；
2．档案管理系统服务器设在图书馆与信息中心，设专人负责对系统进行升级、维护，提供技术支持，对有关设备进行保养，确保硬件设备的安全，做好安全监控和系统备份工作，维护安全日志。禁止进行档案网络管理系统正常维护、安全运行以外的任何操作，防止违规操作，以保证系统的安全运行；
3．任何单位和个人不得擅自修改系统应用软件，改变环境支持软件版本，对应用软件和环境软件应严格遵守计算机软件保护条例、法律、法规；
4．各单位要严格按照档案的密级及国家有关计算机系统的安全管理要求，落实好安全保密工作责任制，严格执行国家保密条例、条令，发现系统有安全隐患或出现安全问题，及时通过档案工作群及档案网络管理系统发送邮件给系统管理员或电话反馈学校档案管理机构；
5．各单位要加强对该系统的使用管理，严格按照系统管理员授权范围和规程操作档案网络管理系统，不可越权操作；
6．兼职档案员要保管好本单位的用户密码，指导好本单位的相关人员做好相关材料的录入工作，不得将密码告诉他人，确需操作人员知晓密码进行录入时，可采取设临时密码，待其完成录入工作后，及时更改的方法，确保已录入数据的安全。如遇调整兼职档案员情况，交接工作时，新任兼职档案员要及时更改密码；
7．操作完成后或登录状态下暂时不使用时，应及时退出系统以保证系统安全；
8．档案网络管理系统的应用程序及数据均属保密范围，任何单位和个人不得拷贝、打印该系统的程序、数据及操作指南；
9．系统管理员应每周对系统中的数据进行一次备份，经常检查工作日志，记录满500条时及时进行处理。
四、系统的相关设施及资料的管理
1．“南大之星”档案网络管理系统附带系统安装光盘，系统安装使用说明书，由学校档案管理机构保存；
2．学校档案管理机构编制《“南大之星”档案网络管理系统用户操作指南》在档案网站上发布并将其发至全校各用户单位，由该单位兼职档案员保管使用，如兼职档案员变动时，须移交新任职兼职档案员保管使用。