农垦校党办发〔2012〕3号
第一章 总 则
第一条 为进一步规范我校人事档案管理工作，及时收集、整理和有效保护利用人事档案，提高科学管理水平，更好地为组织、人事工作服务，根据中央组织部《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）、《关于印发〈干部人事档案材料收集归档规定〉的通知》（中组发〔2009〕12号）及省委组织部《干部人事档案管理工作细则》（黑组通字〔1998〕44号）等文件精神，结合我校实际，制定本办法。
第二条 人事档案是组织、人事等有关部门按照党的政策，在培养、选拔和任用（聘用）干部等工作中，记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩和成绩贡献等内容所形成的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。
第三条 学校人事档案纳入档案馆管理，档案馆下设人事档案部具体负责人事档案管理工作，业务工作接受校党委组织部、人事处的领导和上级有关业务部门的检查指导。
第四条 人事档案管理包括档案材料的收集，档案的整理、保管与保护，档案的提供、利用和转递等内容。
第五条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第六条 人事档案工作人员要认真学习政治理论知识，忠于职守、坚持原则，掌握政策，作风正派、责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治素质，认真负责地做好人事档案管理工作，努力实现档案管理工作的信息化。
第二章 收集范围
第七条 履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第八条 自传材料：自传和属于自传性质的材料。
第九条 报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
第十条 考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
第十一条 审计材料：经济责任审计结果报告。
第十二条 学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
第十三条 培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
第十四条 职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
第十五条 评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
第十六条 反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程学院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
第十七条 政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
第十八条 更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
第十九条 党、团组织建设工作中形成的材料：
1．中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。
2．中国共产主义青年团入团志愿书。
3．加入或退出民主党派的材料。
第二十条 表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
第二十一条 涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
第二十二条 招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
第二十三条 任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。
第二十四条 辞职、退休、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
第二十五条 工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工作审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
第二十六条 出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳台居民身份证等的复印件。
第二十七条 党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
第二十八条 健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
第二十九条 治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
第三十条 人事档案报送、审核工作材料：人事档案报送单；人事档案有关情况说明等材料。
第三十一条 其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
第三章 收集途径
第三十二条 个人经历、各种履历表、自我鉴定及登记表、考核考绩、学历学位材料、学业进修、培训、工资升级、出国、晋升技术职称、聘任、调动、社会兼职、离退休以及姓名、民族、出生日期、国籍、参加工作时间更正等方面材料；健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料，向学校人事处、党委组织部收集；
第三十三条 党、团组织建设工作中形成的有关材料，党团员材料、干部考核、干部任免、干部政审等方面的材料，向党委组织部、校团委收集；
第三十四条 民主党派材料，人大、政协任免职等材料，向党委宣传统战部收集；
第三十五条 反映个人教学能力、学术、科研水平和成果的材料，向本人、学校人事处、科技处和教务处收集；
第三十六条 经济责任审计结果报告，向学校审计处收集；
第三十七条 个人受到表彰、奖励材料，校级表彰奖励材料向授奖部门收集,上级表彰奖励材料向学校组织申报部门收集；
第三十八条 入伍、授衔、军人转业(复员)安置材料，转业鉴定、军人残疾等级表等材料，向党委武装、保卫部（处）和人事处收集；
第三十九条 违犯党纪国法而形成的党内、外处分，个人检查、交代材料以及判决书、上级批复、报告等；处分、取消处分，历史问题审查、甄别复查平反决定等方面的材料，向学校纪委、监察、审计、保卫部门收集；
第四十条 办理丧事形成的悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡调查报告及遗书等材料，向学校离退休工作处或人事处收集。
第四章 收集归档要求
第四十一条 人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作人事档案材料，建立人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交档案馆归档并履行移交手续。
第四十二条 档案馆应建立档案材料收集联系制度，及时掌握形成人事档案材料的来源信息，主动向人事档案材料形成部门、本人和其他有关方面收集人事档案材料。
第四十三条 档案馆必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
第四十四条 成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第四十五条 归档材料填写不规范，手续不完备或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。
第四十六条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需要用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
第四十七条 人事档案材料的载体使用16开型（长
第四十八条 符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第五章 人事档案的整理、保管与保护
第四十九条 整理人事档案的人员，须熟知干部、人才、人事政策，熟知档案工作专业知识和档案管理有关规定，掌握修复、打印、抄写、压平、剪裁、裱糊等档案整理工作的方法和技能，做到收集完整、鉴别准确、整理有序、保管安全、便于利用。
第五十条 人事档案的卷皮、目录和档案盒的样式、规格，要按国家统一标准制作。
第五十一条 事档案部要依据安全保密、便于查找的原则，对人事档案进行科学保管。建立严格的登记和统计制度，每年全面检查核实一次，发现问题及时解决。
第五十二条 严禁任何个人保存他人档案。
第六章 人事档案的提供与利用
第五十三条 学校档案馆须服务和服从于人事档案工作需要，做好档案的提供利用工作。要严格掌握利用范围，遵循规定的审批程序，履行严密的审批手续。在查（借）阅档案时，要注意档案内容的保密，确保档案的安全。其查（借）阅范围如下：
1．凡涉及考察、任免、调动、入党、入团、奖惩、政审、组织处理、案件审理、出国（境）审查、调整工资、评定职称、确定福利(职级)待遇，以及更改姓名、入党时间、参加工作时间、出生年月，办理退（离）休手续，治丧等工作，可以查阅人事档案。
2．与他人案件有密切联系，而本人已经死亡或因病不能口述、书写，无法直接提供情况以及其它特殊原因，须通过其档案取得证明材料的，可以查阅人事档案的有关内容。
3．编写党史、校史、人物传记、地方志、组织史、革命斗争史等，需要了解当事人的经历和社会实践情况，而当事人已经死亡或因年迈丧失记忆、有病不能口述、书写的，可查阅其履历和自传等档案材料。
第五十四条 查（借）阅人事档案应注意以下事项：
1．查（借）阅人事档案，须填写《查（借）阅人事档案审批表》，按干部管理权限由组织、人事部门审批。
2．组织、人事部门查（借）阅人事档案，须由部门负责人审批后，方可查（借）阅。
3．各基层党委、党总支、直属支部因组织发展需要查阅人事档案时，由基层党委、党总支、直属支部申请，党委组织部批准，只限支部委员查阅。
4．其他单位查阅人事档案须经党委组织、人事部门负责人批准，查阅单位要派一至二名中共正式党员干部，携带身份证，到档案馆查阅。任何单位和个人不准电话查询档案内容，不准凭借调查证明材料介绍信或行政介绍信查阅人事档案。
5．任何个人不得查（借）阅本人及其亲属、主要社会关系的人事档案，也不得以个人名义查（借）阅其他人的档案。直系亲属因参加工作、升学、参军、入党、入团进行政治审查，需要了解本人情况时，所需证明材料由所在单位党组织予以提供。
6．出具学历、成绩、考绩及离校人员但档案在校保存等证明，个人履历、家庭成员关系等档案证明，须经组织、人事部门批准，在本人出示其身份证后，方可予以办理，代查者应出示被查者身份证及本人签字的委托书。
7．查阅人事档案时，人事档案管理人员必须在场，查阅档案的情况，须有详细记载。未经档案馆同意，任何查（借）档案的单位或个人，不得随意摘录、复制（拍摄）档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经档案馆批准后才能摘录、复制（拍摄），摘录、复制（拍摄）的档案内容必须保密，用毕由档案馆登记销毁。
8．阅档人员必须严格遵守保密制度和阅档规定，不准泄漏和擅自公布档案内容，严禁涂改、圈划、批注、抽取、拆散、折叠、增添、撤换档案材料，如发现材料有遗失、损毁等情况，应及时报告。
9．人事档案原则上不外借，组织、人事部门确因工作需要必须外借时，须说明理由并严格按规定程序办理借阅手续；借阅期间，要指定专人专柜保管，不准擅自转借他人或将档案带入公共场所。借阅档案须在规定的时间内返还，时间一般不得超过一周，最长不准超过半个月。
第七章 人事档案的转递
第五十五条 档案转递须遵守以下规定：
1．档案转入：学校调入人员、接收毕业生的人事档案，由人事处审核登记后，将签名盖章的回执退回。发现档案中缺少材料，要及时催要，并将完整的档案材料定期统一移交档案馆存档。
2．档案转出：因工作调动或辞职时，档案馆应根据人事处开具的档案转递通知，及时将档案转出。档案转出一律通过机要发出或交人事部门专人送取，严禁个人携带或邮寄（含特快专递）。
3．转递档案必须详细填写“档案转递通知单”，并严密包封。转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出；对转出的档案，应及时索要回执，逾期一个月未见回执的，应及时催问查实，防止丢失。
4．离校人员的档案一经寄出，有关单位如再发现缺少归档的单项材料，原则上应由形成该材料的单位负责补办寄发，必要时档案馆予以配合。
第八章 纪律和监督
第五十六条 学校档案馆应当加强对人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保人事档案材料收集归档工作有序进行。
第五十七条 在人事档案材料收集归档工作中，人事档案材料形成部门、人事档案工作人员和本人必须严格执行本办法，并遵守以下纪律：
1．不准以任何借口涂改、伪造档案材料；
2．不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档；
3．不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档；
4．不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；
5．不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第五十八条 对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作。
第九章 附 则
第五十九条 本办法档案馆负责解释。
第六十条 本办法自下发之日起执行，原《黑龙江八一农垦大学人事档案管理办法》（农垦校党办发[2009]7号）同时废止。