为使黑龙江省高等院校档案学会日常管理工作更加科学、规范、有序、有效，特制定本规范。
第一章 组织机构与权限
第一条 学会的最高权力机构是会员代表大会，会员代表大会每届4年，会员代表大会的职权是：
(一)制定和修改章程；
(二)选举和罢免理事；
(三)审议理事会的工作报告和财务报告；
(四)决定终止事宜；
(五)决定其他重大事宜。
第二条 理事会是会员代表大会的执行机构，理事会组成人员由各会员单位推荐，会员代表大会认定，原则上每个会员单位一名理事。理事会的职权是：
（一）执行会员代表大会决议；
（二）选举和罢免常务理事、理事长、副理事长、秘书长；
（三）确定其它重大事项。
第三条 学会设立常务理事会。常务理事会由理事会选举产生，常务理事会的职权是：
（一）领导秘书处组织推进学会日常工作、处理重要事项；
（二）决定副秘书长人选，确定各区域工作组负责人；
（三）确定会员代表大会和理事会闭会期间重大事项；
（四）确定会员代表大会、理事会的召开、筹备等事宜；
（五）决定吸收单位会员和终止单位会员资格。
第四条 理事长行使下列职权：
(一)召集和主持理事会；
(二)检查会员代表大会、理事会、常务理事会决议的落实情况；
(三)代表学会签署有关重要文件。
第五条 学会秘书长行使下列职权：
(一)主持办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划；
(二)协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作；
(三)提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人，交理事会或常务理事会决定；
(四)决定办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员的聘用；
(五)处理其他日常事务。
第六条 学会的会员：学会会员分单位会员和个人会员。申请加入学会的单位会员需提交入会申请书，经理事会讨论通过。单位会员的所有成员自然成为学会的个人会员。会员退会应书面通知学会。会员如果两年不缴纳会费或不参加学会活动的，视为自动退会。
会员享有下列权利：
(一)学会的选举权、被选举权和表决权；
(二)参加学会的活动；
(三)获得学会服务的优先权；
(四)对学会工作的批评建议权和监督权；
(五)入会自愿、退会自由。
会员需履行下列义务：
(一)执行学会的决议；
(二)维护学会合法权益；
(三)完成学会交办的工作；
(四)单位会员按规定缴纳会费；
(五)向学会反映情况，提供有关资料。
第七条 学会下设秘书处，行使下列职权：
（一）负责学会日常事务，协调各委员会与各组工作；
（二）负责拟定学会的各项工作制度和工作计划；
（三）发展与管理个人会员和单位会员；
（四）负责学会的财务工作，包括会费的收缴与管理工作；
（五）编辑发行《黑龙江省高校档案工作简报》；
（六）编制学会大事记；
（六）负责学会办事机构的文秘、资料档案、资产管理等工作。
第八条 学会下设档案业务交流委员会，行使下列职权：
（一）制定业务标准、档案年度检查、指导工作计划并组织实施；
（二）负责学会宣传工作，开展档案文化活动，制定对外交流、考察及文化建设工作目标；
（三）调研、反映、解决各学校和档案部门反映比较强烈的困难和问题；
（四）扩展档案服务社会的功能，促进各高校的档案编研工作及展览工作。
第九条 学会下设档案学术委员会，行使下列职权：
（一）制定档案学术工作目标、计划，撰写学术活动的通知、总结等；
（二）组织档案学学术研讨、基础业务培训等活动；
（三）负责档案学术成果审查、推荐、评选等学术事项。
第十条 学会下设档案信息化建设委员会，行使下列职权：
（一）掌握本领域最前沿的政策法规。制订全省高校档案信息化建设标准规范；
（二）掌握各学校信息化建设的基本状况，制定档案信息化建设规划；
（三）对档案信息化工作人员的培训与提高工作；
（四）学会网页的建设与维护。
第十一条 学会下设四个区域工作组，分别为：哈尔滨第一工作组、哈尔滨第二工作组、西北片区工作组、东部片区工作组，具体推进落实学会各项工作。区域工作组可根据情况变化和工作需要适时调整。
第十二条 学会理事长、副理事长、秘书长任期4年。〔理事长、副理事长、秘书长任期最长不得超过两届〕因特殊情况需延长任期的，须经会员代表大会2／3以上会员代表表决通过，报黑龙江省教育厅审查并经社团登记管理机关批准同意后方可任职。
第二章 会议制度
第十三条 会员代表大会每两年召开一次，4年一换届。会员代表大会须有2／3以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。
第十四条 理事会每年至少召开一次会议。理事会须有2／3以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事2／3以上表决通过方能生效。
第十五条 常务理事会至少半年召开一次会议。常务理事会须有2／3以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事2／3以上表决通过方能生效。
第十六条 秘书处工作会议，在理事会休会期间根据授权开展工作，并在常务理事会会议上做出报告。秘书处工作会议原则上每季度召开一次，也可根据需要随时召开。
第三章 财务管理
第十七条 学会的财务管理必须执行国家规定的财务管理制度。秘书处负责学会经费的收支管理工作，提出学会年度经费预算计划及财务决算。应向全体会员报告经费收支情况，接受会员代表大会和财政部门的监督。
第十八条 收入管理
学会经费来源：1.会费2.捐赠3.政府资助4.在核准的业务范围内开展活动或服务的收入5.利息6.其他合法收入。
(一)会费：学会按照国家有关规定收取会员会费；
（二）资产来源属于国家拨款或者社会捐赠、资助的：必须接受财政部门和审计机关的监督。
第十九条 支出管理
（一）学会财务审批实行理事长审批制度。重大项目支出同时应经常务理事会讨论通过；
(二)学会承担的国家专项资金，必须单独设立账本，专款专用，由项目负责人负责审批，严格按照专项任务明确的项目开支，严禁挪用；
（三）学会经费必须用于学会章程规定的业务范围和事业的发展，不得在会员中分配。
第二十条 学会换届或更换法定代表人之前必须接受社团登记管理机关和业务主管单位组织的财务审计。
第四章 会费
第二十一条 本学会是非营利性质的社会团体。根据《民政部、财政部关于取消社会团体会费标准备案规范会费管理的通知》(民发〔2014〕166号)文件精神和学会章程规定，缴纳会费是会员的义务之一，也是学会活动经费的重要来源。
第二十二条 制定或修改会费标准，需召开会员代表大会，应当有2/3以上会员或者会员代表出席，并经出席会员或者会员代表1/2以上表决通过，表决采取无记名投票方式进行。
第二十三条 通过的会费标准决议，应在30日内向全体会员公开。
第二十四条 单位会员会费缴纳标准：部属院校2000元/年，本科院校1500元/年，高职高专及民办高校1000元/年。
第二十五条 个人会员不需缴纳会费。
第二十六条 会费缴纳时间：为每年的5-6月。会员如果连续2年不缴纳会费，视为自动退会。
第二十七条 会费由秘书处统一收取、管理和使用。学会的会费，全部用于学会章程规定的业务范围内的各项业务活动等支出。
第二十八条 秘书处于每年底将本年度会费缴纳和使用情况报常务理事会审议，并向会员组织通报。学会会费的缴纳和使用情况接受会员代表大会审查和监督，接受黑龙江省教育厅、社团登记管理机关和财政部门的监督检查。
第五章 印章管理
第二十九条 凡以黑龙江省高等院校档案学会名义行文时，使用黑龙江省高等院校档案学会印章。
第三十条 印章由秘书处指定专人负责保管，必须存放于保险柜中，不准借出，严防丢失。
第三十一条 使用印章执行登记制度，由秘书处负责登记、编号、监印，注明用途，经办人签字。使用印章需经理事长或秘书长签字批准。
第六章 公文管理
第三十二条学会的所有公文、信函，统一由学会秘书处负责签收、送取和拆封，在认真做好文件的分类、编号、登记工作后进行分发。
第三十三条 需有关部门或人员阅办的文件，由秘书长批示转给相关承办人，承办人应当抓紧办理，不得延误、推诿。
第三十四条 办理、传阅完毕后文件分为编号和不编号两种，编号文件按照有关规定归档，不编号的文件不需要归档，但要妥善保管，需要销毁的应及时销毁。
第三十五条 需要印发的文件，由经办部门负责起草，秘书处负责核稿，报理事长签发，一般文件由理事长授权秘书长签发。
第七章 档案管理
第三十六条 学会档案管理工作归口秘书处，指定兼职档案员负责收集、整理、组卷、保管、借阅工作。
第三十七条 学会档案的归档范围：
（一）上级机关（包括学会登记机关、业务主管部门）及学会内部往来资料、协议、文件；
（二）学会下发文件；
（三）学会章程、管理制度；
（四）学会各种会议材料；
（五）学会组织各种活动的文件材料、照片、录音、视频等；
（六）会员资料；
（七）财会报表、凭证；
（八）简报；
（九）大事记；
（十）其它应归档的文件材料。
第三十八条 学会档案保管期限分为永久、30年、10年三种。
第三十九条 档案按照类别和年度进行分类、编号，建立数据库。
第四十条 档案保管条件要符合国家有关规定。保密档案要单独存入保险柜中，其保管与借阅要按国家有关保密管理规定执行。
第四十一条 建立档案借阅登记表，为查阅和使用提供便利条件。
第八章 档案学术交流及成果奖励
第四十二条 学会开展全省高校档案学术论文交流及优秀科研成果评奖活动。坚持“公开、公正、公平”的原则，每两年进行一次。
第四十三条 档案学术论文交流：结合各自岗位的工作实际撰写的论文，深入探讨新形势下高校档案工作发展中的重要问题，突出创新性、学术性、实践性和前瞻性。
第四十四条 档案学优秀科研成果评选：
（一）在省级以上公开出版发行的期刊上发表的档案专业论文；
（二）公开出版的档案专著、译著；
（三）内部发行或已被有关部门采用或取得明显社会经济效益的史料汇编、史志、专题概要、大事记、全宗概览、馆藏指南等。
第四十五条 根据当年申报情况，在一、二、三等奖之外酌情设立特别奖。
第四十六条 学术委员会负责学术成果的受理与评审工作，并对申报材料进行初审。
第四十七条 学会聘请高级专业技术人员组成评奖委员会，对学术交流及科研成果进行评议，并进行无记名投票，拟定获奖成果清单。
第四十八条 拟定获奖成果报学会理事会审议通过后,下发正式奖励文件。
第四十九条 学会对获奖者进行奖励，颁发奖励证书。多人合作的获奖成果，分别给前5名颁发证书；集体获奖成果只发给单位获奖证书。
第九章 附则
第五十条 本规范自2015年6月5日黑龙江省高等院校档案学会成立大会暨第一次会员代表大会表决通过起生效。
第五十一条本规范的解释权属黑龙江省高等院校档案学会理事会。