2017年我校毕业生论文、毕业班合影归档工作即将开始，请各院档案员做好相关归档工作。要求如下：
一、归档范围
研究生（博士、硕士）毕业论文；本科毕业生优秀论文；各毕业班合影照片，包括纸质和电子版，及与照片相关的文字说明。
二、归档材料要求
（一）论文
1、请兼职档案员将收集的纸质毕业论文的基本信息著录到“南大之星档案管理系统（以下简称‘档案管理系统’）”中。
2、论文录入时，按照学号从小到大的顺序添加文件和案卷。
3、纸质论文印有页码，但论文评议书等材料没有页码的要补上页码。论文没有页码的，要求用打号机在有文字页面的左、右下角距侧边底边各1公分处打印页码。论文页数要以最后一页的页码为准。
4、论文应签字、写意见、时间的地方需要填写齐全。
5、论文要求纸质和电子同步归档。并对归档的电子论文进行检查核对。
（二）照片
1、照片由各单位档案员负责收集，并按要求录入南大之星档案系统，电子版要同时上传。
2、照片应图像清晰、整洁、无折痕。电子版应与纸质版相符合。纸质照片规格要求7寸，电子照片要求5MB以上。
3、每张照片要附带A4纸的情况说明。包括：未参加毕业照学生姓名；照片上领导姓名职务，老师姓名及所教课程。如照片上没印参照学生姓名，要按学生位置将姓名列在说明里。
在录入南大之星档案管理系统后请及时联系图书馆与信息中心档案管理部，档案部对所录内容进行一审；一审合格后，各学院再装盒办理移交手续。
联系人：郭昱
联系电话：6819855
办公地点：主楼1003
图书馆与信息中心档案管理部
2017年04月27日