一、收集
对照本单位文书类档案归档范围和保管期限表，做好日常的收集整理工作，做到办完一件收集一件。
注意事项：
1．加强两类材料的收集归档。一是上级部门直接发到本部门或者领导开会带回来的重要文件材料（上级单位批复、有领导重要批示的文件材料等）；二是本部门以学校名义承办的各种重要会议、发生的重大事件、组织的重大活动形成的材料（跨部门的，由承办/牵头部门来归档）。
2．经文书部门处理的文件（上级来文和校发文件）由校办公室负责归档；已经交相关业务部门的各类材料，由业务部门负责归档。（比如：各单位年终总结材料已经交校办公室了，不需要各单位再重复归档）。
3．归档材料的质量要求
（1）原件；（2）齐全完整；（3）字迹清楚并适合耐久保存；（4）纸质材料和电子文件同步归档。
4．文件修整
包括对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易变色的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物等（普通订书订、曲别针、大头针等）
二、著录
按照文书档案著录说明，将收集的归档文件相关信息著录到南大之星档案管理系统，并将相应电子文件上传到系统中。
三、整理
1．确定年度：归档文件采取年度分类法，每年有一个大流水件号。
文件所属年度的判定需要注意以下几种情况：
（1）文件有多个时间特征的，一般来说以文件签发日期（即落款日期）为准，以此判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定文件所属年度。例如，2008年形成的《2009--2013年工作规划》，应归入2008年度；2010年制定、2011年生效的法律法规，应归入2010年。
（2）跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。比如，跨2010年、2011年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年即2011年整理归档。
（3）文件没有标日期的，可以推断准确日期或近似日期。
2．排序：强调“事由原则”，按保管期限永久、30年和10年的顺序排列。
（1）将同一事由形成的文件排列在一起。
将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。同一事由可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。例如，一份请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一次会议或一次活动，可以视为一个事由。事由的确定，本着便于整理和利用的原则自行掌握。
同一事由的材料相对集中存放，方便检索利用。如果相关文件分散在不同的档案盒内，必然会大大增加提供利用时的调阅和归位的工作量，如果将它们相对集中地排列就可以避免这个问题。
（2）同一事由内的文件材料，按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后。
件的确定和保管期限的确定：归档文件以件为单位进行文件级的整理。
一般以每份文件为一件，绝大部分是以自然件（即单份文件）的形式出现。汇编、报表、名册、图册等一册（本）为一件。
保管期限对照各单位《文书类档案归档范围和保管期限表》进行确定。
件号的确定：归档文件每年有一个大流水的件号，从校办公室开始排，各单位的件号由档案管理部给定。
3．装订
将以确定为一“件”的文件用符合档案保护要求的材料重新加以装订，从实体上最终确定“件”的形态。
我们一般采用不锈钢钉（夹）、棉线绳等，左下侧对齐，左侧装订。
4．打页码
归档文件要求一件文件有一个独立的页码，没有独立页码或由多份文件组成的一件文件，需要用打号机在文件的非装订侧的右或左下角打印页码。
5．加盖归档章
一般加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导指示或发文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜；归档章尽量保护文件的原始面貌，不要压到文字。
6.归档章填写说明：
填写前的归档章举例：
（上面章中黑色字体标注的是提示文字，用以说明编号项目在归档章中的位置。）
填写后的归档章举例：
7.打印归档文件目录和备考表
前面的工作都完成后，可以与档案管理部联系，取得最终件号和盒号，预立卷完成，档案管理部审核后，可以打印归档文件目录和备考表。
归档文件目录可以在南大之星档案管理系统中自动生成。
备考表由档案管理部提供模板，各单位据实填写。
归档文件目录放在盒内材料的最前面；备考表放在盒内材料的最后面。
8．加盖盒脊、装盒
盒内材料按要求整理完毕后，与档案管理部联系取得盒号后可以进行加盖盒脊装盒工作。
装盒的具体要求和注意事项：
（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒内；
（2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒内；
（3）不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒内；
（4）视文件材料的厚度选择适宜的档案盒，盒内材料不宜过多或过少。
四、移交
归档部门在完成网上审核和实体审核确认无误后，可以将档案材料移交档案管理部，移交时需要填写档案交接文据，交接文据需要相关人员签字，部门盖章。
交接文据一式两份，归档单位和档案管理部各保存一份。