(此录入说明适用于毕业生成绩表、新生入学登记表、毕业生登记表)
一、进入学籍操作界面
登录南大之星档案管理系统之后，点“档案管理”按钮选择“学籍”选项，进入 “学籍档案管理”界面，可以看到“各学院学籍档案表”，进入后便可以开始毕业生成绩表、新生入学登记表等的录入工作。
以2011年食品学院2007级食品科学与工程专业1班本科毕业生成绩表为例，将添加案卷和文件需要填写的项目（没提及的项目不需要填写）分别进行著录说明：
二、添加案卷规范
1．一级目录：填“教学”类目名称主词汉语拼音第一个大写字母即JX。
2．二级目录：填材料形成的年度，如：2011。
3．三级目录：填学院
注：学籍材料一般以班级为单位进行组卷，研究生处所形成的学籍材料可根据实际情况按年级或专业为单位组卷。
4．实体分类号：填写“年度-JX
5．正题名：由年度+学校+学院+专业+班级+本科毕业生成绩表（材料总份数）。例：2011年黑龙江八一农垦大学食品学院食品科学与工程专业1班本科毕业生成绩表（共37份）。
6．学历：填盒号，如“
7．起止时间：著录卷内最早的一份和最晚的一份材料的时间。
8．毕业系别：填写材料形成单位的名称。博士、硕士的学籍材料填写研究生处；本科毕业生成绩表填写教务处；本科新生入学登记表填学生处；高职、应用技术学院学籍填写该学院名称；成人教育的学籍填写继续教育学院。
9．入学时间、离校时间、接收人、移交时间、移交人、输入员项目都据实填写。
在案卷信息录入完毕后点击“添加”按钮，案卷添加完成。
三、添加文件规范
“添加文件”表示要录入学生的基本信息。一、二、三级目录与添加案卷完全一致；实体分类号、保管期限、密级、入学时间、离校时间、输入员项目与添加案卷的对应各项也是一致的。
1．学号：据实填写，如“
2．文件案卷号及件号：小数点前面是案卷号，与前面添加的案卷号要对应上，小数点后面四位表示件号，从.0001开始记录，如：“
3．正题名：由年度+学校+学院+专业+班级+本科毕业生成绩表—学生姓名组成。例：2011年黑龙江八一农垦大学食品学院食品科学与工程专业1班本科毕业生成绩表—张三。
4．学生姓名：据实填写，如：“张三”。
5．页数：填写该份文件材料页数，如“
6．学历：填盒号，如“
7．毕业时间：填写材料形成的时间，如“
8．毕业系别：填写材料形成单位的名称，同案卷著录要求一致。如，教务处。
9．证书编号：成绩表填写年度+博士/硕士/本科成绩表；入学登记表填年度+博士/硕士/本科入学登记表。如“2011年本科成绩表”。
10．载体选择“纸”，文本选择“原件”，文种选择“成绩表”。
11．归档份数：没有特殊规定的均为一份，如“”1。
四、打印目录及备考表
1．卷内目录：在学籍信息管理界面，点“打印当前”按钮，进入“目录打印”界面，在自定义打印目录界面选择“卷内目录（各单位学籍档案用）”，卷内目录装入案卷盒学籍档案材料的最前面。
2．备考表：在“目录打印”界面选择“备考表”打印，装入案卷盒学籍档案材料的最后面。