一、档案管理信息系统登录方式
1、通过学校网站登录：
图书馆与信息中心主页—>档案信息服务—>档案管理平台—>点http://210.46.193.23/。
2.通过IP地址登录：
浏览器地址栏输入http://210.46.193.23/，进入登录界面；
在系统登录界面输入本单位用户名、密码，即登录“档案管理系统”。
二、录入步骤
简单的说，录入的过程分三步：
第一步：“添加案卷”
第二步：“添加文件”
第三步：“上传论文”
下面予以详细说明。
进入档案管理系统后，选择“论文”——单击“3各学院毕业生论文档案表”——选择本学院论文档案表。
在左上角选择添加案卷。
1、“添加案卷”（以农学院2015年论文为例）
需要添加的项目如下：
（1）一级目录：JX16（教学的开头字母缩写）
（2）二级目录：2015（相应年份）
（3）三级目录：学院名称
论文组卷可以以班级为单位单独组成一卷；如果一个班级的优秀论文较少，按专业组卷。如果论文册数太少，可合装一盒，每盒内最多放两卷。
（4）实体分类号：2015-JX16（2015代表的是年份）
（5）“案卷/盒号”：由档案馆给定（如果先录入可以从1开始）
（6）论文题目：填写年度+学校+学院+专业+班级+本科毕业生优秀论文（论文份数）。如：2015年黑龙江八一农垦大学农学院园林专业2011级本科毕业生优秀论文（共7份）
（7）保管期限：长期
（8）密级：内部
（9）培养类型：系统默认为“盒号”，由档案馆给定
（10）“起止时间”：是该卷下每本论文完成时间中的最早的日期到最晚的日期，既有的论文里最后日期是5月10日，有的论文里最后日期是5月20日，有的最后日期是5月25日，那么填时就取最早和最晚两个时间，如下：
（11）毕业系别：农学院（归档单位名称）
（12）接收人：***（按实际填写）
（13）“移交时间”、“移交人”：据实填写
（14）登录密码：系统默认的是“输入员”，据实填写
更改好后，点击左下角“添加”—>“确定”显示如下图。
如需修改已经添加好的案卷，则如图单击红圈的地方。
出现修改页面，修改好后，记得点击“保存”。
2、“添加文件”
“添加文件”的页面如下：
其中需要改动的分别是以下几项：
（1）一级目录、二级目录、实体分类号、保管期限、密级、培养类型（盒号）、毕业系别（归档单位名称）、登陆密码（输入员）同案卷。
（2）研究生学号：填写研究生（或本科生）学号。
（3）文件案卷号及件号：小数点前面是案卷号，与前面添加的案卷号要相对应，小数点后面四位表示件号，从.0001开始记录。如：52.0003表示第52卷第3件。如果建立一个新案卷，添加新文件后要手动改回.0001。
（4）论文题目：论文题目+“-学生姓名”。如：大庆市宿根花卉的调查研究及应用前景分析--蔡守宇
（5）文件时间：论文材料最后落款时间。格式是20150525，月日不足两位的要用0补齐。
（6）作者姓名、指导老师、归档份数：据实填写
（7）联系电话：本科生优秀论文填“年度+本科优秀论文”，博士论文填“年度+博士论文”，博士学位审批材料填“年度+博士学位材料”，如：2015年本科优秀论文；2015年博士学位材料。
3、上传论文
建立好案卷和文件以后，要手动返回主页面，就能看见刚刚建立的案卷和文件了。
如上图，在对应文件的同一行内，单击红圈部分，就会出现如下图的照片上传窗口。
点击“浏览”选择好要上传的论文后，会显示论文的完整地址，再点击上传，根据网速和论文大小，等待若干秒，出现如下图所示，表示上传成功了。
回到主页面，点击刷新，就会看到全文的图标亮了，下面的0变成1。
三、打印目录及备考表
1、卷内目录：在“论文电子文件信息管理”界面，点“打印当前”按钮，进入“目录打印”界面。
在自定义打印目录界面，选择“卷内文件目录（各单位论文档案用）”。
打印预览。检查无误后就可以直接打印。卷内目录装入案卷盒论文档案材料的前面。
2、备考表：在“目录打印”界面选“备考表”，检查无误后就可以直接打印。。备考表装入案卷盒论文档案材料的后面。
交接流程
交接需要以下两件，其中交图书馆与信息中心档案管理部一份，本单位留存一份：
1．黑龙江八一农垦大学档案交接文据（“八一农大档案群”可下载，或者到图书馆与信息中心网站上下载）
2．案卷移交目录（南大之星档案管理系统里可直接生成）。
出现打印窗口后，注意红框的选择：
预览没问题后就可以直接打印了。
“交接文据”附带“案卷移交目录”一式两份，交接双方各留一份备查。