一、档案管理信息系统登录方式（只有办公室可以登录。）
1、通过学校网站登录：图书馆与信息中心主页—>档案信息服务—>档案管理平台—>点http://210.46.193.23/。
2.通过IP地址登录：
浏览器地址栏输入http://210.46.193.23/，进入登录界面；
在系统登录界面输入本单位用户名、密码，即登录“档案管理系统”。
二、录入步骤
简单的说，录入照片的过程分三步：
第一步：“添加案卷”
第二步：“添加文件”
第三步：“上传照片”
下面予以详细说明。
进入档案管理系统后，选“03单位、部门、文书立卷档案表”下的“3各单位、部门科技类归档立卷档案表”。
在左上角选择添加案卷。
1、“添加案卷”（以农学院2015年毕业生照片为例）
原则是一次活动，添加一个案卷。一次活动，短则一天之内，长则历时一整年，无论历时多少天，只要是同一个主题的活动，均应为其建立一个案卷。
需要添加的项目如下：
（1）一级目录：SX12（声像的开头字母缩写）
（2）二级目录：2015（相应年份）
（3）三级目录：单位名称，如“农学院”
（4）实体分类号：2015-SX12（2015代表的是年份）
（5）“案卷/盒号”：添加的第一个案卷从1开始。
（6）保管期限：永久
（7）密级：内部
（8）正题名：就是活动的名称，要详细具体（一般不超过50个字），如照片中包含某位关键人物，请写清楚人名，方便搜索。
（9）第一责任者：农学院
（10）规格：系统默认为盒号，统一填写为1
（11）“起止时间”：要根据照片的拍摄日期填写。如涉及多个拍摄日期，则填写拍摄的最早的日期到最晚的日期，如
（12）“接收人”：据实填写
（13）“移交时间”、“移交人”、“输入员”：据实填写
更改好后，点击左下角“添加”—>“确定”显示如下图。
如需修改已经添加好的案卷，则如图单击红圈的地方。
出现修改页面，修改好后，记得点击“保存”。
2、“添加文件”
一张照片，添加一个文件。建议一个活动保留几张有价值的照片就可以了。
“添加文件”的页面如下：
其中需要改动的分别是以下几项：
（1）一级目录、二级目录、三级目录、实体分类号、保管期限、密级、页数、规格、第一责任者、归档单位、输入员同案卷。
（2）实体分类号：2015-SX12（2015代表的是年份）。
（3）文件案卷号及件号：小数点前面是案卷号，与前面添加的案卷号要相对应，小数点后面四位表示件号，从.0001开始记录。如：3.0001。如果建立一个新案卷，添加新文件后要手动改回.0001。
（4）正题名：就是活动的名称，要详细具体（一般不超过50个字），如照片中包含某位关键人物，请写清楚人名，方便搜索。如果同一个活动存了两张以上的照片，例如学生答辩照片——1张是学生答辩的，另1张是领导和学生合影的，请尽量不要用“照片的名称+照片X”来区分(X此处代表数字)。
（5）页数：1
（6）文件时间：要根据照片的拍摄日期填写，格式是20150101，月日不足两位的要用0补齐。
（7）归档份数：据实填写（一般情况下都是1）
（8）文号、图号：如果是2015年毕业生照片，就写成“2015年毕业生合影”，其他的照片要尽量简明扼要，8个字以内，方便日后查找。
3、上传照片
建立好案卷和文件以后，要手动返回主页面，就能看见刚刚建立的案卷和文件了。
如上图，在对应文件的同一行内，单击红圈部分，就会出现如下图的照片上传窗口。
点击“浏览”选择好要上传的照片后，会显示照片的完整地址，再点击上传，根据网速和照片大小，等待若干秒，出现如下图所示，表示上传成功了。
注意，每个文件里，只上传一张照片。回到主页面，点击刷新，就会看到图像的图标亮了，下面的0变成1。上传照片完毕。
三、交接流程
交接需要以下两件，其中交图书馆与信息中心档案管理部一份，本单位留存一份：
1．黑龙江八一农垦大学档案交接文据（“八一农大档案群”可下载，或者到图书馆与信息中心网站上下载）
2．案卷移交目录（南大之星档案管理系统里可直接生成）
出现打印窗口后，注意红框的选择：
预览没问题后就可以直接打印了。
“交接文据”附带“案卷移交目录”一式两份，交接双方各留一份备查。