各部、处，各学院、各直属单位：
为了更好的完成2023年文书类档案材料归档工作，现将有关事宜通知如下：
一、档案归档范围
凡在2022年1月1日至12月31日期间，由各单位（部门）在开展本职工作中形成的，对学校、师生员工及社会具有查考利用价值的文件材料，如文件、会议材料、图表、声像、实物等以及与之相对应的电子全文数据均应立卷归档。具体归档范围详见黑龙江八一农垦大学《各单位档案材料归档范围和保管期限表》（附件1）。
二、档案移交时间
按照《黑龙江八一农垦大学档案管理办法》（农垦校发〔2012〕42号）文件要求，结合我校档案工作实际，制定2023年度各单位文书类档案移交时间，各单位移交时间详见《2023年文书类档案移交时间表》（附件2）。
三、档案移交及手续办理
各单位按照《黑龙江八一农垦大学归档文件整理办法》（附件3）将档案材料整理合格后移交到校办档案科，并根据实际情况填写《交接文据》（附件4）。《交接文据》一式两份，经双方单位主管领导审签、加盖公章后各留存一份。
四、归档工作要求
档案工作是学校重要的基础性工作，为确保各归档单位能够全面及时、高质量完成归档工作，提出以下几点要求：
（一）各单位主管领导及兼职档案员要高度重视、认真谋划，大力宣传档案归档工作的重要意义，避免重要档案材料漏归、遗失。克服困难，确保档案材料按时移交。
（二）归档材料必须为原件；对于确无原件且有重要价值的复制材料，需写无原件说明并由单位领导签字。对往年漏归的档案，需附带加盖单位公章的漏归说明，经领导审签后归档。
（三）加强电子档案的归档工作，确保纸质档案与电子数据同步归档。
（四）各类重要会议、重大专题、专项活动中形成的档案材料，由牵头部门负责归档。如各单位二级教代会材料由校工会负责归档。
（五）不具查考利用价值的材料无需归档。
对于归档工作中遇到的问题，可电话咨询或通过“八一农大档案工作QQ群”联系解决。
联系电话：6819027
联系人：孔庆春