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黑龙江八一农垦大学档案实体分类大纲和分类编号办法

时间:2017-05-19浏览:77

  

一、编制目的

为适应我校档案工作发展的需要,便于档案的分类整理、编号、排架、检索,实现档案工作的标准化、规范化和科学化管理,加强档案基础业务建设,充分发挥档案的信息资源作用,为招生、教学、科研、党政管理工作和社会提供服务,根据《高等学校档案实体分类法》和档案工作法规、标准,结合我校档案工作实际,特制定本大纲和编号办法。

二、编制原则

1.本大纲和编号办法遵循《高等学校档案实体分类法》编制的基本原则,突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位和党群、行政档案统率全局的作用,充分反映学校职能活动的特点和规律。

2.以学校全部档案为对象,以职能范畴分工为基础,依据档案的内容、特点和形成规律,把产生于同一活动领域具有相同内容,在保持其不可分割的自然联系的原则下,把同一职能范畴的管理性文件材料和业务性文件材料作为有机联系的整体,归入同一档案类别。

3.类目设置相对稳定,不受偶然因素、短期行为的影响,一经确定不能随意变动。

4.类目划分符合从总到分,从一般到具体的逻辑原则。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。

5.类目名称、档号模式、标识符号等方面,力求做到准确、简明、易懂、好记。

三、实体分类大纲

1.一级类目的划分

根据以上原则,将学校全部档案(人事档案除外),按照档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,将原来确定的十一个一级类目改为十个一级类目,将社区(SQ11)类取消,其名称、标识符号和主要内容如下:

1)党群档案DQ

主要包括党团组织、纪检、监察、工会、民主党派及统战工作中形成的文件材料。

2)行政档案XZ

主要包括校务、人事、审计、武装、保卫、资产、后勤、图书、档案等行政职能工作中形成的文件材料。

3)教学档案JX

主要包括研究生、本(专)科生、成人教育的教学管理、课堂教学与组织、教学实践、教学研究工作中形成的文件材料。

4)科学研究档案KY

主要包括科学研究工作管理、学术交流(含国际交流)和科研(课题)项目研制过程中形成的文件材料。

5) 产品生产和科技开发档案CP

主要包括产品开发、科技开发管理、经营管理和生产实践中形成的文件材料。

6)基本建设档案JJ

主要包括基本建设工作管理和工程项目建设中形成的文件材料。包括项目的可行性研究,设计、施工、竣工验收,房地产权管理使用,维修、改建扩建各个阶段、各种程序、环节形成的配套材料。

7)仪器设备档案SB

主要包括仪器设备工作管理和设备的购置合同、随机文件及验收、调试、安装、使用、维护、改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

8)出版档案CB

主要包括学校出版工作管理和出版过程中形成的文件材料。

9)外事档案WS

主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料。

10)财会档案CK

主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件材料。

2.二级类目的划分

根据各类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容,对一级类目进行细分,设置二级类目。其分类标准如下:

1)党群、行政、出版、财会档案按职能分工来划分二级类目。

2)教学档案按文件材料的内容、特点和形成规律来划分二级类目。

3)科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发档案按项目来划分二级类目。

3.特殊载体档案的处理

对特殊档案载体材料,如照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、底图、实物等,从其档案的内容看,基本上不超出十个一级类目的范围,故不将它们与十个一级类目并列,但由于载体类型和尺寸大小、保管要求不同,拟做特殊处理:按载体类型的不同,分别单独编号、排架,由此确定为三个特殊载体类目。其名称、标识符号和主要内容如下:

1)声像档案SX

主要包括学校各项活动中形成的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

声像档案按载体形式分为照片档案、录音带档案、录像带档案…光盘档案等。

2)底图档案DT

主要包括科研项目、产品项目、基建项目等设计过程中形成的底图。

底图档案按类别分为科研底图档案、产品底图档案、基建底图档案。

3)实物SW(原荣誉档案代码RYSJ取消)

主要包括奖牌、奖状、奖旗、证书、奖杯、题词、题字、字画、牌匾、校徽、公章、赠品、纪念品等实物。

上级文件除需要我校贯彻执行的及有关和针对我校的文件纳入学校档案归档立卷外,普发的上级文件及各类资料不纳入学校文件立卷。另设分类号,上级普发文件为SH11,各类资料为ZL11,单独组卷保存。

4.对文件材料分类交叉问题的处理

学校各项实践活动,一般有明确分工,但实际上由于有相当一部分工作又是互相配合、协调进行的,因此所形成的档案常出现交叉的复杂情况,为在分类时便于确定每份文件材料在各类档案中的固定位置,特做如下规定:

1)校党委会、党委扩大会、校长办公会的会议记录、会议纪要、大事记等文件材料,不论其内容涉及到哪些方面,均分别归入党群类或行政类。

2)党委书记、校长主持召开的教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财务等工作的专门会议上形成的计划、决定、实施办法等文件材料,按职能范畴分别归入相应的档案类别。

3)时间交叉问题的处理。科研成果推广、房屋改造、维修、设备使用维护记录等文件材料一般滞后于归档年度,特规定:这部分文件材料仍归入该项目的归档年度,分类号不变,案卷号顺延追加。

四、分类编号办法

1.分类编号的基本规则

1)分类编号应能简捷、准确地揭示档案内容构成和形成特点,把有联系的文件材料有机地联系起来;把不同类型、不同性质的文件材料区分开来,便于对库存档案进行分类、整理、排架和组织馆藏。

2)档案的分类编号,必须根据上述编制原则和档案实体分类大纲的要求,注意类目之间的相互关系,正确理解类目涵义,给出确切的分类号。

3)分类编号应保持一致性,遇到某些文件材料难以给出分类号或无恰当类目可归时,应根据材料内容,给出比较接近的分类号。一旦给出其分类号后,必须做出记录,便于以后遇到类似情况时,均按此例处理。

2.档号的编制

党群类、行政类档案自2002年起,依据《黑龙江八一农垦大学归档文件整理办法》按件整理,逐件编制件号,其他各类编制档号。

1)档号编制原则必须具有唯一性、合理性、稳定性、现代性;保证不重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动,能适应计算机管理的需要;具有排架与检索的双重功能。

2)档号的结构、模式和标识:

档号包括年度号+分类号+案卷号。

年度号:采用公元纪年,由四位阿拉伯数字组成。

分类号:是档号的主体,均由一、二级类目构成。

案卷号:用自然数顺序编写。

档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号制。年度号、分类号、案卷号之间,用符号“-”连接。

一级类目的标识采用类目名称主词汉语拼音的第一个大写字母组合而成。

二级类目采用阿拉伯数字的“双位制”标识。

档号举例:

2002年教学类的综合第1卷档案的档号标识如下:


主表

DQ党群

11党务综合(分党委、总支直属支部综合材料入此)

12纪检、监察

13组织

14宣传教育(学生思想政治工作入此)

15统战(民主党派材料入此)

16工会(教代会材料入此)

17共青团(学生社团活动材料入此)

XZ行政

11行政综合(学院、系、所等单位综合材料入此)

12人事(离退休工作材料入此)

13审计

14武装、保卫

15总务、后勤

16档案、图书、文博

JX教学

11综合(学生运动会、教学评估、优秀教学质量、教学成果评选材料入此)

12学科与实验室建设(专业设置材料入此)

13招生

14学籍管理(学生奖惩材料入此)

15课堂教学与教学实践

16学位工作

17毕业生(毕业生信息反馈材料入此)

18教材、专著

19教育教学研究项目(新增)

KY科学研究

11科研管理(科研经费管理、学会、学术活动材料入此)

[12]1个科研项目代号

19 第8个科研项目代号

20第9个科研项目代号

CP产品生产与科技开发

11综合

[12]1个产品项目代号

198个产品项目代号

209个产品项目代号

JJ基本建设

11综合(总体布置入此)

[12]1个基建项目代号

198个基建项目代号

209个基建项目代号

SB仪器设备

11综合(设备台帐、报表入此)

[12]1个设备项目代号

198个设备项目代号

209个设备项目代号

CB出版

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

15音像

WS 外事

   11综合

   12出国(境)

   13来校

   14国际合作与会议

   15外国留学生工作(包括国际联合办学外国学生来校产生的教学、管理文件材料)

   16国际联合办学学生出国

CK财会档案

11综合

12会计报表

13会计账簿

14会计凭证

15工资清册(奖金、助学金入此)

注:“[]”代表随机符号

附:

SX声像

11综合

12照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

DT底图

11 综合

12 科研底图

13 基建底图

14 产品底图

SW实物

11综合

12公章、名章(原代码GZMZ类)

13奖状(证书)、奖牌(原代码SJ

14奖旗、锦旗(原代码SJ)

15奖杯、奖章(原代码SJ)

16题词、题字、字画

17校牌、校旗、校徽

18赠品、纪念品