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黑龙江八一农垦大学各单位及文书处理部门立卷归档工作规范

时间:2017-05-19浏览:51

  

为做好各单位(部门)的立卷归档工作,丰富、完善我校档案信息资源,保证归档材料齐全、完整、准确和案卷质量,使档案工作进一步规范化、标准化、程序化、提高档案管理水平,依据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《黑龙江八一农垦大学档案管理办法》,特制定本规范。

一、名词术语

1.文件材料:文件材料是指记录和反映学校各方面活动的文字、图表、声像等各种载体文件的总称。

2.文件材料形成部门:是指产生文件材料的部门,即学校的各院、部、处、直属单位、独立核算会计单位和从事科学研究的课题组等。

3.立卷:是指将一组有密切联系的文件材料,按一定的规则,组成一个保管单位而进行的工作。

4.案卷:是指由若干在内容特征或外部特征上具有密切联系的文件材料组合而成的一种档案保管单位。

5.归档:是指文件材料形成部门将已组卷完好的案卷向档案馆办理移交档案的过程。

二、单位(部门)立卷工作的基本要求

1.归档的文件材料应为原件及其电子文件,每份文件要做到“质地优良、书绘工整、声像清晰和符合有关标准规范的要求”。

2.每一事项的文件材料应做到齐全、完整、准确、系统。

3.文件材料分类准确、组卷合理、案卷装订及编目符合要求。

4.归档工作应做到主动、按时、手续齐备。

三、归档范围

各单位(部门)在各项活动中直接形成的,具有保存价值的文件材料(文字、图表、声像等各种载体)及其电子文件都应归档保存。具体归档范围见《黑龙江八一农垦大学各类档案材料归档范围和保管期限表》及《黑龙江八一农垦大学电子文件归档与管理暂行办法》。

四、归档时间

1.党群、行政、教学、科研、基建、出版、设备、产品与科技开发、外事、财会、声像等各类档案中的管理性文件(即综合类)材料以及出版物等,应在文件材料形成年份的次年的5月底以前归档。

2.科研、基建、设备项目档案,应在项目鉴定、竣工验收、开箱后的2个月归档。

3.教学类中学生入学登记表、学籍、论文等档案,以及毕业生照片等声像类档案,应在每年12月底以前归档。

4.财会类凭证、账簿等档案,应在会计年度终了后整理组卷,由财会部门保管三年后,每年3月底以前移交档案馆。

5.学校档案馆随时接收应由个人归档的文件材料和捐赠属于个人所有档案材料。

6.学校档案馆随时搜集未按时归档的或归档不全的文件材料。

五、文件材料的形成和积累工作

1.各部门主管领导要高度重视文件材料的形成与积累工作,认真督促和检查所属人员在工作中所形成的文件材料质量;兼职档案员要认真做好或督促归档、立卷人做好文件材料的积累工作,把好文件材料形成的质量关。

2.文件材料的形成

(1)文件材料形成的四项指标

完整:是指每一份文件材料具有或保持着应有的各个部分,没有缺少或损坏,每一事项的整个过程所形成的文件材料齐全无缺。

准确:是指文件材料的内容应符合党的方针、政策和上级的有关规定;符合事实;符合技术要求;不能有虚假伪造。

系统:是指一项工作、一项工程或一个会议等所形成的文件材料的集合,应完整有序,能有条理、有组织的自成一整体,充分反映事项的全貌。

规范:是指归档的文件材料应做到质地优良、书绘工整、声像清晰、纸张、墨迹符合有关标准和规范要求。

(2)拟写的公文要标注主题词。

(3)公文签发、审核、签批的手续要完备。

(4)文件材料形成后,在执行过程中有变更时,必须填写变更通知单,并履行签批手续。

3.文件材料的积累

(1)上级机关及有关部委下发的文件,除规定应清退的由校办公室清退外,综合性(管理性)文件由校办公室文书负责积累归档;专题性、专业性或业务性文件,由校办公室文书根据校领导的批示,交由承办单位签收办理完毕后,由文书负责收集积累归档。

(2)以校党委名义或学校名义上报或下发的综合性文件由校办公室文书积累归档;其他文件由主管部门负责收集积累交由文书归档;以部门名义的行文,由发文部门负责积累交由文书归档。以校党委名义或学校名义的行文积累归档的材料包括:定稿(签批件)一份、打印件(包括文件全部附件)三份。

(3)校党委或学校召开的党代会、党委会、常委会、校长办公会等所形成的文件材料,由校办公室文书积累归档;职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、重大事件所形成的文件材料,由主管部门积累交由文书归档。

(4)各部门向校党委或学校提交的请示、报告及校党委或学校的批复,由校办公室文书积累归档。

(5)重要的人民来信、来访材料,由承办部门积累交由文书归档。

(6)教学类中毕业生论文、学生入学登记表、学籍等由各学院及负责学生、教学的职能部门分别积累归档,教研项目由负责教研工作的职能部门积累归档。

(7)科研课题项目的全套技术性材料,由课题组负责积累,科研职能部门负责组织验收归档;科研课题上级文件材料及其他有关科研管理工作的文件材料,由学校负责科研工作的职能部门积累交由文书归档。产品项目档案材料由产品生产与科技开发管理部门积累归档。

(8)单件价值在10万元以上的设备项目,从申请购置到到货验收等全过程形成的文件材料、技术文件、随机文件、调试记录、维修记录等,由资产设备采购管理的职能部门积累归档;有关设备、器材宏观管理性综合性文件材料(如规划、计划、规章制度等),由学校负责资产设备管理的职能部门积累交由文书归档。

(9)基本建设工作的管理性文件材料,由学校负责基建工作的职能部门积累交由文书归档。基建项目等技术性文件材料由负责基建工作的职能部门积累归档。

10)财会类账簿、凭证、报表类等由负责财会工作的职能部门积累归档。

11)出版物和声像制品由负责出版管理的职能部门积累归档。

12)各临时机构、撤销机构形成的文件材料,应由该机构的主管领导负责在机构未撤销前,将文件材料整理归档,任何个人不得带入其他单位或部门。

4.文件材料的积累方法

(1)将收集的文件材料放入预先设立好类目各自对应的积累盒中,每个盒内要有已积累的文件材料目录,盒的封面应编写盒号和标明盒内文件的分类名称。

(2)将积累盒按顺序在柜内排列。

(3)各部门的兼职档案员或立卷人,要及时收集所负责归档范围的文件材料,并在档案管理系统中做好档案材料的登记、著录并将电子文件上传,认真检查其数量和质量,发现问题及时处理。

六、立卷工作

党群、行政类归档文件材料,依据《黑龙江八一农垦大学归档文件材料整理办法》,以件为单位进行整理,其他各类档案以卷为单位进行整理。

1.立卷原则

按照文件材料之间的自然形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区别其保存价值,分类组卷。

2.立卷程序

(1)由立卷人依据积累盒中的文件目录和收发文件登记薄清点文件,对照《不归档的文件材料表》剔除不应归档的文件材料。

(2)根据立卷原则,调整文件的排列顺序。

(3)对照保管期限表,区分保管期限,尽量做到一卷内的文件保管期限一致。成套性的技术文件,以不破坏技术文件之间的有机联系为原则,灵活处理保管期限问题。

(4)将经过上述程序清理的文件材料进行系统地排列。

3.文件材料的分类原则

(1)按年度分类

一般文件材料,归入文件材料的形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复的年度;跨年度的规划、计划,一般归入文件内容针对的第一年度;跨年度的会议材料,归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度;法规性文件归入公布或批准的年度;跨年度的技术性材料(如科研、基建、设备等),归入鉴定、竣工、验收的年度。

(2)按问题分类

依据《黑龙江八一农垦大学各类档案材料归档范围和保管期限表》,将文件材料按其内容所反映的问题、事件、会议等分开。

(3)按保管期限分类

对照保管期限表将文件分为永久、定期(30年、25年、15年、10年)、长期、短期。

4.文件材料的组合

(1)组合的基本要求

组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密、分类适当、问题明确、类型鲜明、年度不混、保管期限准确。

(2)组合的基本方法

文件材料一般按问题进行组合,同一问题的请示与批复、转发与原件应组合在一起。

会议文件一般一会一组合。

工作计划、总结等文件,按责任者或名称组合。

统计报表、名册,按其名称或格式组合,非诉讼案件材料,按问题或人物组合。

人民来信,按信件作者或信件处理方式或信件反映的问题组合。

简报、刊物,按刊名组合。

技术性文件,按成套性组合。

5.分卷

同一组的文件数量较多时,可分成数卷,每卷一般不应超过200页;每组文件数量较少时,可将问题相近的几组文件合并为一卷。

学生登记表、学籍、毕业生论文、毕业照片等可以按专业、班级为单位组卷。

出版物、教研、科研、产品、基建、设备项目,可以按项目为单位组卷。

6.卷内文件的排列

卷内文件一般按其重要性或时间顺序排列,但有下述统一规定:批复排列在前、请示排列在后;批转在前、报告在后;正件在前、附件在后;印本在前定稿在后;结论性材料在前、依据性材料在后。

7.文件整理与案卷装订

装订线以外有字迹的张页应加边;与文字材料密不可分的照片或小字条应用A4开纸衬托裱糊;破损张页要裱糊;金属物要拆除。

大于A4开的张页要折成A4开页大小。

技术图纸(底图除外)要按A4图纸规格折成手风琴式并露出标题栏。

有皱折或修补、裱糊过的张页要熨平。

需装订的案卷,冲(钻)孔径不得大于3.5毫米,用绳线装订系牢,绳结应在案卷的底面内。

不需装订的案卷每份文件要用线绳或不锈钢夹、不锈钢钉、装订在一起,再按排列顺序放入案卷盒内。

底图编号、扎边后,按项目与图号顺序平放在底图柜内。

各类档案中的声像材料,除与文字材料密不可分者外,应另行组卷,专柜保存。

8.案卷编目

案卷的编目包括编写页号、件号、卷内目录、案卷封面等。

(1)编页号:有文字内容的页面均应编页号,页号按自然号顺序编写,不允许有空页或重号;页号用打号机印制在非装订线一侧的左(右)下角处,离边线距离不得少于1厘米。按件整理的档案以件为单位编制页号。按卷整理的档案以卷为单位编制页号。案卷封面,卷内目录和备考表不编页号。

(2)按件整理的党群、行政类档案,在每份文件的首页上端居中的位置盖“归档章”,并填写分类号、年度、件号和保管期限。其他各类的综合管理性文件材料,以案卷为单位装订,编制档号、卷内目录。教学、科研、产品、设备、出版、基建类中不装订的案卷除每份文件要编制页号外,还要编件号,在每份文件的首页右上方盖“档号章”,填写件号、页数和档号。

分类号:按件整理的文件材料的分类号。

年度:按件整理文件材料的归档年度。

保管期限:归档文件的保管年限。

档号:以卷为单位整理的案卷的档案号。

件号:文件材料在归档文件及不装订案卷中件次的顺序号。

页数:以件为单位整理的文件材料每份材料的页数及以卷为单位整理的一个案卷的总页数。

(3)文件、案卷著录

已在档案管理系统收文、发文中登记的文件材料,可以直接复制到归档对应类目的档案表中,其他文件材料将文件级、案卷级目录录入南大之星档案管理系统相应类目的档案表中,全文、图像、媒体等电子版文档上传到对应的目录中(详见《黑龙江八一农垦大学档案管理信息系统著录操作规范》、《黑龙江八一农垦大学关于档案网络管理系统的使用管理办法》和《南大之星档案网络管理系统用户操作指南》)。

(4)打印文件目录

在档案管理系统中自动生成各类目录,党群、行政类选择归档文件目录,其他各类选择对应的各类卷内文件目录。

卷内目录排列在卷内文件首页之前,目录的项目有:

序号:用阿拉伯数字从1起顺序标注(不装订的文件标注件号)。

文件编号:文件制发单位编制的发文字号(或图样的编号)。

作者(责任者):文件的制发单位名称或署名者。

题名:一般为原文标题。原文标题过于简单而不能反映文件的主题内容时,除著录原标题外,还应在其后加注,并用方括号括起来,没有标题的文件,自拟标题,但需加方括号以示区别。

日期:填写文件的制发日期(年、月、日)。

页次:为每份文件首页的页号,最后一份文件为本份文件的起止页号(不装订的文件此项为每份文件的页数)。

备注:填写需特殊说明的事项或留待文件变化时作必要的说明。

(5)打印备考表

备考表排在卷内文件的末页之后,应填写的项目有:

情况说明:填写本卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况和案卷使用过程中需说明的问题。

立卷人:签署组卷人(或材料形成责任人)的姓名。

检查人:签署兼职档案员(或档案馆检查指导人的姓名)。

立卷时间:填写本案卷组卷完成的日期。

(6)编制案卷封面

案卷封面中的各项,逐项认真填写完整。

9.归档验收

将装订好的案卷和归档文件,按顺序打印案卷移交目录(选择所有文件、案卷)。

填写归档说明,即归档的总案卷数、件数、案卷完整、准确、系统、规范及质量情况、需要说明的事项。

档案馆检查验收,清点无误后,交接双方单位领导及经手人分别在移交目录、归档说明书上签字、盖章。

移交目录和档案文件材料交接文据、移交说明应一式两份,分别由归档单位和档案馆存档备查。

七、附则

本规范由学校档案馆负责解释,自公布之日起实施。