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黑龙江八一农垦大学档案全宗卷管理办法

时间:2017-05-15浏览:268

  

一、目的

为了规范学校档案全宗资料的管理,确保全宗资料的有机联系齐全与完整,真实反应全宗管理的历史面貌,实现全宗卷的标准化、规范化和科学化管理,特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于黑龙江八一农垦大学档案全宗卷的管理。

三、引用标准

《中华人民共和国行业标准—全宗卷规范DA/T12-94》。

四、定义

全宗卷是学校档案馆在管理学校档案过程中形成的,能够说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。

五、全宗卷编制原则

1、以学校档案馆所管理的一个全宗为单位编制全宗卷。

2、依据国家教委《高等学校档案实体分类法》对档案全宗历史资料进行分类,编制档号。

3、维护档案全宗历史资料的原始性,每卷材料和卷内的文件保持历史原貌,兼顾档案固有特点和材料间的有机联系,以便于保管和利用。

六、全宗卷分类方法

按照《中华人民共和国行业标准——全宗卷规范DA/T12-94》,结合《高等学校实体分类法》的编制原则,采取开放灵活式方法编制全宗卷,具体方法是:

1、黑龙江八一农垦大学档案馆全宗号确定为BYND(八一农大简称)

2、采用《实体分类法》的分类号法,统一使用QZ(全宗的简称)为一级类目。

3、二级类目的设置和标识:依据《全宗卷规范》规定的七个问题加上“全宗综合”作为二级类目主要内容。二级类目采用“双位制”标识,从1118。 具体标识为11全宗综合; 12档案收集;13档案整理;14档案鉴定;15档案保管;16档案统计;17档案利用;18档案管理新技术应用。

4、档号的模式为:全宗号+分类号+盒号+件号。按《实体分类法》的档号模式略有取舍,省去年度号,卷号改成盒号,增加件号。

例:BYNDQZ110101 是指黑龙江八一农垦大学档案全宗卷的全宗综合第一盒内保存的第一件。

七、全宗卷的主要内容

1)全宗综合为:QZ11,主要包括全宗介绍(指南)、学校概况、档案馆概况、全宗整理说明,档案管理制度汇编档案岗位职责、档案大事记等;

2档案收集为:QZ12,主要包括档案交接文据、移交目录、档案接收、征集记录、档案来源和价值说明材料等;

3)档案整理为:QZ13,主要包括档案整理总体工作方案、分类方案、案卷目录情况说明、整理工作总结等;

4)档案鉴定为:QZ14,主要包括鉴定小组成员名单、档案保管期限鉴定、鉴定档案分析报告、销毁档案请示与批复、销毁档案清册等;

5)档案保管为:QZ15,主要包括档案安全检查记录、报告,库房温湿度记录,清库总结,重点档案采取的特殊保护措施,档案抢救与修复情况报告等;

6)档案统计为:QZ16,主要包括档案收进、移出登记,档案基本情况统计年报表和重要利用统计表,档案馆设备、装具、办公用品的统计与说明等材料;

7)档案利用为:QZ17,主要包括开放利用和控制使用范围说明,利用登记,各类档案汇编、编研成果和出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等;

8)档案管理新技术应用:QZ18,主要包括缩微复制和使用档案管理软件说明书及其网络管理操作指南、手册,网页设计说明,计算机辅助管理等情况的文字说明材料等。

八、全宗卷的收集与整理

1、收集:全宗卷文件材料随全宗管理的延续逐渐增加,时间上具有不确定性,要注意加强平时的收集和积累,将全宗各管理环节中产生的文件材料,及时归入按问题分类预设的卷盒内。

2、整理:全宗卷每年上半年清理一次,进行补充完善,卷内文件材料,尺寸均用A4纸,均实行按件管理,按时间先后编制流水号,逐件加封面、封底、逐件打页号、装订,于每件右上角加盖归档件号章,封面有全宗名称、文件题名、全宗号、分类号、盒号、件号、保管期限、材料形成时间、责任者等。

3、排列:首先按问题分类整理具体内容即全宗综合、 档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、新技术应用的顺序进行排列。其次是在每一问题中按时间和重要程度顺序按件号进行排列。

4、著录:将全宗名称、文件题名、全宗号、分类号、盒号、件号、保管期限、存址、页数、时间、责任者等相应信息录入全宗档案管理数据库,然后装入卷盒。

5、编目:每一问题文件材料积累到满一卷盒时,编制该盒全宗卷目录,最后在每一盒内备考表上作必要的注释说明,并填写整理人、检查人和整理日期。

6、保管期限:全宗卷的保管期限为永久保存。

7、卷盒尺寸长×宽为310mm×220mm,厚度设置40mm的规格,卷盒面印有全宗卷、全宗号、分类号、整理时间,脊背印有单位名称,机构(问题)、盒号、内容摘要、保管期限、存址等标识。

全宗卷档案归档范围、档号编制及排序见附表。

九、全宗卷的管理与利用

1、保管:全宗卷在管理上集中单独保管,统一存放在学校档案馆专设卷柜存放。

2、排列:按问题顺序排列盒号,可以一问题装多盒,盒脊处标注以明确前后联系,相对集中保管,不允许一盒内装多问题卷。

3、利用:建立全宗卷管理数据库,制作全宗卷目录检索表,利用计算机和目录检索表查找出材料存放位置,同时,做好利用记录。

附件:全宗卷归档范围、档号编制、排序表