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黑龙江八一农垦大学档案质量标准

时间:2017-05-11浏览:77

  

一、应归档的文件材料齐全完整。按照《黑龙江八一农垦大学各类档案材料归档范围和档案保管期限表》,把应归档的文字、图表、声像等各类载体形式的历史记录,收集齐全,归档立卷。

二、文件材料实体分类准确。党政文件分开立卷、归档,按内容、问题立卷、归档,“双重”归档范围文件材料以内容主次划类归档立卷。联合下发文件材料由主办单位立卷、归档,正文与附件;请示与批复;批转、转发与原件及文件批办单放在一起立卷归档。

三、档案所属年度判定准确。文件以签发日期为准判定所属年度;计划、总结以形成年度为准判定所属年度;跨年度形成文件以办结年度为准划定所属年度;跨年度的会议材料,以会议开幕的年度为准划定所属年度;以教学年度为单位的材料以第二学期所在年度为准划定所属年度。

四、档案密级划分准确。密级分为绝密、机密、秘密、内部和公开。

五、保管期限划分准确。保管期限分为永久、定期(30年、25年、15年、10年)、长期、短期,正确地判定文件材料的价值,准确划分保管期限,不同期限文件不准存放在一起。

六、案卷题名,简明确切。以卷为单位整理,案卷组成后要拟写案卷题名。题名文字通顺简练、简明确切。题名由责任者、问题、名称(文种)三部分组成,部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。题名写在卷面,一般不超过50字,责任者应写全称或准确的简称。

七、卷内文件,归档文件排列合理。文件材料排列按照事情的发展过程,保持文件之间的有机联系,有次序的系统排列。即印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;批转、转发文在前,被批转、转发件在后。按件整理的自1起编制流水号,信息系统由0.0001起对应流水号。

八、去掉书钉,编写页码。凡纸张两面有文字或有图的,一律编写页码,空白页不编页码,如某种原因编出重号或缺号,可采取“+”、“-”办法拟补,并在备考表中注明。去掉文件材料上所有金属物,装订线外有字迹的要加边,残破的要修补完好,在文件的右上角,编写页码,背面有字的在左上角。

九、以件为单位整理,“件”的划定准确,按件编写页码。一般以每份文件为一件;文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文可为一件,也可以分别各作为一件。

十、装订顺序合理,装订材料符合档案保护要求。按件整理的以件为单位装订,采用不锈钢夹装订, 一般正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;正文在前,附件在后;复文在前,来文在后;批复在前,请示在后;汉文本在前,少数民族文字文本有文件处理单的,可放在最前面。按卷整理的采用三孔一线装订,在后;中文本在前,外文本在后。卷内文件材料底边、卷口取齐,装订结实,案卷整齐美观,每卷要有案卷封面,封面书写整洁大方,字迹符合归档要求。

十一、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、电子目录、归档章、档案盒盒脊标识及备考表填写规范。

1.案卷目录、文件目录、电子目录内各项填写齐全、准确,正确区分归档单位和责任者,文件题名著录完整或拟写准确。归档单位和责任者名称用全称或通用简称。

2.以件为单位整理的,每件加盖归档章。位置合理,不压文件字迹,也不与批示文字或收文章等交叉,归档章内各项填写齐全、准确、规范。

3.档案著录中数字一律用阿拉伯数字,年度填写4位数字,时间采用8位数字法。

4.所著录内容的文字之间不能留空格。

5.盒内备考表项目填写齐全,填写文件需要说明的情况,检查人、立卷人要签名。

十二、盒脊标识规范,齐全。年度、保管期限、分类号、卷号、起止件号、盒号标识齐全,完整。