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黑龙江八一农垦大学档案管理信息系统著录操作规范

时间:2017-05-11浏览:232

 

一、登录档案管理系统

各单位(部门)用户首先进入学校网站首页,在信息服务栏中点击“档案管理”,进入档案馆网站,点击网页左侧快速通道中的“档案管理系统”。或者直接登录http://210.46.193.23/,输入用户名和密码,进入系统。

二、 选择档案表

1.文书类档案材料选择“各单位、部门文书类归档立卷档案表”。

2.新生入学登记表、毕业生成绩(JX14)选择“各学院学籍档案表”。

3.学位审批材料、毕业生论文(JX16)选择“各学院毕业生论文档案表”,

4.各类项目、出版物、声像、实物、财会凭证、账簿等其他各类档案选择“各单位、部门科技类归档立卷档案表”。

三、档案管理信息系统著录界面及著录项目

以行政类为例:

1.添加文件著录界面及著录项目

 

2.添加案卷著录界面及著录项目


四、各项著录规范

(一)添加文件著录规范

以学校2010716日下发的《关于做好 “十二五”规划编制工作的通知》为例:

1.一级目录:填写一级类目代号,由两个大写字母构成,例:XZ

2.二级目录:填写归档文件材料形成年度,跨年度形成的文件以办结年度为准;按教学年度归档的材料以第二学期所在年度为准。年度采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示,例:2010

3.三级目录

1CK13填写“帐簿”、CK14填写“凭证”;

2JX14JX16(以专业或班级为单位组卷的)由学院+年级+专业 (或班级)的简称组成;

3)其他各类档案填写归档单位简称。

档案馆审核,验收、确定档号,并入总库后三级目录取消,例:学校办公室。

4.实体分类号:实体分类号由年度号+分类号(一级类目代码+二级类目代码)组成,之间用“-”连接,例:2010-XZ11

5.文件案卷号及件号:我校自2002年始,党群、行政类实行按件为单位整理,实质案卷号取消。为区别不同保管期限,设虚拟案卷号,自1开始编制,件号即文件排列序号,此件号与文件归档章内填写的件号一致,例:1.0003。以卷为单位整理的填写实际案卷号和文件排列序号。

6.正题名:即文件标题。完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成。文件没有题名或题名含义不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容的,应根据文件内容重新拟写或补充标题,并在新拟或补充标题之外加“〔〕”号填写在题名中,如果附件是正文的重要补充,可在正件题名后抄录附件题名,外加()号。例: 《关于做好 “十二五”规划编制工作的通知》。

7.副题名:文件有副题名或并列题名的,填入此项,没有不填。

8.文号:照实抄录文件的发文字号,例:农垦校发[2010]52号。

9.责任者:责任者是指制发文件材料的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。填写责任者应使用全称或通用简称。联合发文时应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但我校是责任者的必须抄录。出现未署责任者的情况,应尽量根据文件材料内容、形式等特征加以考证并填写,例:发展规划处。

10.时间:即文件材料形成时间,以8位阿拉伯数字标注,例:20100716

11.归档单位:使用单位全称或规范简称,例:学校办公室。

12.密级:在系统给出的“公开、内部、秘密、机密、绝密”五项中选定。

1)“秘密、机密、绝密”为国家秘密等级,被定为国家密级的,按文件材料上标注的密级选择。

2)归档单位未作保密要求的下列档案应选 “公开”。

①学校普发各单位的文件;

②上级关于我校集体、个人表彰的文件;

③出版物、各类简报;

④照片档案(科研保密照片除外);

⑤招生简章、课程介绍、研究生和本专科生人才培养方案及学期课程安排;

⑥学费收取标准;

⑦学校、院系情况介绍、专家学者简介;

⑧统计公报、大事记、年鉴;

⑨对外宣传材料。

3)其它文件材料应选 “内部”。

13.保管期限:在系统给出的选项中据实选定,例:永久。

14.页数:填写一件文件的总页数,用阿拉伯数字表示,例:57

15.规格:填写盒号,例:“11”。

16.归档份数:据实填写,一般为1

17.附件:一般在正题名中著录。填入附件题名时,有几件填几件,不可省略。多件题名间用“;”号间隔。在正题名中著录了附件题名的,此处可省略。

18.附注:即备注,填写归档文件材料需要补充和说明的情况,如缺损、修改等。

19.存址:填写档案存放位置,库房号,密集架、列、层编号或柜号,没确定存址的不填,例:107-1-10-2

20.输入员:据实填写。

21.主题词等其他各著录项,暂不填写。

22.著录完毕,点按“添加”按钮完成,如图:

23.全文、图像、音频、视频电子文件上传

可以通过以下操作途径完成电子文件上传:

1)在“档案文件信息管理界面”点击全文、图像、媒体图标按钮,然后再点击“选择文件”后面的“浏览”按钮,选择对应的电子文件上传。见下图:

  

2)在“编辑案卷、文件”界面,点击“输入员”右侧的三个按钮,完成电子文件上传。见下图:


3)在“档案文件信息管理界面”点击“上传文件”完成不同记录多个电子文件批量高速上传。见下图:


  

4)在“档案文件信息管理界面”左侧点击“电子文件上传”完成不同记录多个电子文件批量高速上传。见下图:

  

5)在“文件、案卷提要”;“文件、案卷相关图像”;“文件、案卷相关视频音频”界面也分别有电子文件上传途径。见下图:

a

   

b

c

  

6)毕业生论文全文上传,还可以由学生或指导教师完成。

将文件基本信息著录完成,系统管理员在系统中生成密码后,可由学生本人或指导教师将论文全文上传(详见农垦校办发[2007]4号文件)。

电子文件上传方式,一般选择“上传整个文件”,并提取全文。电子文件批量高速上传时,如果系统中没有对应的文件\案卷记录,系统默认的是“新建记录并挂接”电子文件。对于文件\案卷记录已经存在的,将上传方式的“新建文件记录并挂接”勾选取消,系统将分别将对应的电子文件自动按照档号、文号或正题名挂接到所属的文件案卷记录上,前提是电子文件名称中要有所要挂接的文件案卷的档号或文号及正题名信息。如:2010-XZ11,1.0001

(二)添加案卷著录规范

1.实体分类号:由年度号+分类号构成,之间用“-”连接。例:2010-XZ11

2.案卷/盒号:填写案卷序号“1”。

3.正题名:即案卷标题,要简明确切,一般由主要责任者、内容、名称(文种)构成。部分案卷标题可以是项目名称代字、代号及其他组件、部件、阶段的代号和名称。一般不超过50个字。例:“2010年黑龙江八一农垦大学“十二五”规划、定位及各部门工作总结、通知”。

4.页数:即案卷的总页数,一般不超过200页。按件整理的档案材料不填写案卷页数。

5.起止时间:填写本案卷内最早的文件时间和最晚的文件时间。

例:

  

6.移交人、接收人、输入员:据实填写。

7.其他各著录项与添加文件著录项完全一致。如图: