当前位置:首页  业务指导  综合档案  文书类

文书类档案网上著录、目录打印说明

时间:2017-05-16浏览:275

一、登录系统

登录网址:http://210.46.193.23/→ 输入本单位用户名和密码,进入系统。

二、著录归档文件信息

打开“各单位、部门文书类归档立卷档案表” →点击“添加文件”按钮,进入添加文件界面。

以农垦校发[2013]33号文件为例,将需要填写项做以下说明:

1.一级目录:填写归档材料形成的年度。如:2013

2.二级目录:填写归档部门名称,规范简称即可。如:校办公室。

3.实体分类号:填写文件材料形成的年度。如:2013

4.文件案卷号及件号:将小数点前面的1去掉,小数点后面填写文件的件号(最终件号由档案管理部给定,预立卷时各单位可以从.0001开始拟定临时号码)。如:.0142

5.保管期限:对照《黑龙江八一农垦大学各单位档案材料归档范围和保管期限表》,据实填写文件材料的保管期限。如:30年。

6.密级:一般为“内部”。

7.正题名:即文件标题,一般由责任者、问题、文种3部分组成。文件没有题名或题名不清楚、不能揭示或不能全面揭示文件内容的,应根据文件内容重新拟定或补充标题,并在新拟或补充标题之外加上方括号“[ ]。如:黑龙江八一农垦大学关于成立征兵工作领导小组的通知。

8.副题名:有副题名的填写,没有的不填写。

9.第一责任者:指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。填写时使用全称或通用简称。如:保卫处。

10.页数:指一件档案的总页数。如4

11.规格:此处填写盒号,盒号由档案管理部给定。如12

12.文件时间:指文件签发日期(即落款日期),填写8数字。如:20130621

13.归档单位:填写归档单位名称。如:校办公室。

14.文号、图号:据实填写。如农垦校发[2013]33号。

15.载体、文本、文种、归档份数、输入员等据实填写。

三、上传电子文件

添加文件成功后,可以在“档案文件信息管理”界面看到添加后的记录。例如:

根据文件材料的实际格式,点击“全文”、“图像”或“媒体”按钮,即可上传电子附件。

四、打印目录

1.文书档案盒内放“归档文件目录”,归档文件目录打印方法:

归档文件材料有关信息录入“南大之星档案管理系统”后,在“档案文件信息管理界面”将同一盒的记录选中后点击“添加打印”→点击 “打印当前”按钮进入目录打印界面→选择“归档文件目录(农大文书档案用)”,依照下图点选相应项后预览打印。

  

2.需要附在交接文据后面的是“案卷移交目录”,案卷移交目录打印方法:

点击“档案文件信息管理界面”的“打印当前”按钮进入目录打印界面,依照下图点选相应项后即可打印。

  

  

附件1:文书类档案交接文据

XXX年文书类档案交接文据

移交单位名称

  

接收单位名称

  

移交档案

所属年度

  

移交档案

起止件号

  

各类别档案

件数

永久

30

10

纸质档案

  

纸质档案


纸质档案

  

电子档案

  

电子档案


电子档案

  

合计

纸质档案

  

电子档案

  

移交说明

本单位已经根据归档范围和归档时间的要求,将2016年形成的文书类应归档材料整理完毕,全部移交档案馆,如有遗漏,由本单位负责

移交的案卷情况说明:(此处需根据实际情况写明移交的档案是否系统完整、有无缺损、有无复制件等需要说明的问题。)

移交单位领导(签字):

经办人(签字):

移交单位(印章)

移交日期:年月日

接收单位领导(签字):

经办人(签字):

接收单位(印章)

接收日期:年月日

注:请将案卷移交目录附此交接文据后面,案卷移交目录可在南大之星档案管理系统中自动生成。


2:文书类备考表模版

  


备  考  表




盒内文件情况说明(______年第 _____盒)


本盒内文件材料共______


起止件号:______--______


备注:(此处根据实际情况写明盒内档案有无缺损、有无复制件等需要说明的问题。)

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

                  

 


                                整理人 :              

                                检查人 :              


                                  年    月    日