学位材料、论文的录入与移交办法说明

时间:2017-05-17浏览:30

一、档案管理信息系统登录方式

1、通过学校网站登录:

图书馆与信息中心主页—>档案信息服务—>档案管理平台—>http://210.46.193.23/

2.通过IP地址登录:

浏览器地址栏输入http://210.46.193.23/,进入登录界面;

在系统登录界面输入本单位用户名、密码,即登录“档案管理系统”。

二、录入步骤

简单的说,录入的过程分三步:

第一步:“添加案卷”

第二步:“添加文件”

第三步:“上传论文”

下面予以详细说明。


   

进入档案管理系统后,选择“论文”——单击“3各学院毕业生论文档案表”——选择本学院论文档案表。

在左上角选择添加案卷。

1、“添加案卷”(以农学院2015年论文为例)

需要添加的项目如下:

1)一级目录:JX16(教学的开头字母缩写)

2)二级目录:2015(相应年份)

3)三级目录:学院名称

论文组卷可以以班级为单位单独组成一卷;如果一个班级的优秀论文较少,按专业组卷。如果论文册数太少,可合装一盒,每盒内最多放两卷。

4)实体分类号:2015-JX162015代表的是年份)

5)“案卷/盒号”:由档案馆给定(如果先录入可以从1开始)

6)论文题目:填写年度+学校+学院+专业+班级+本科毕业生优秀论文(论文份数)。如:2015年黑龙江八一农垦大学农学院园林专业2011级本科毕业生优秀论文(共7份)

7)保管期限:长期

8)密级:内部

9)培养类型:系统默认为“盒号”,由档案馆给定

10)“起止时间”:是该卷下每本论文完成时间中的最早的日期到最晚的日期,既有的论文里最后日期是510日,有的论文里最后日期是520日,有的最后日期是525日,那么填时就取最早和最晚两个时间,如下:

11)毕业系别:农学院(归档单位名称)

12)接收人:***(按实际填写)

13)“移交时间”、“移交人”:据实填写

14)登录密码:系统默认的是“输入员”,据实填写

更改好后,点击左下角“添加”—>“确定”显示如下图。

  

修改已经添加好的案卷,则如图单击红圈的地方。

出现修改页面,修改好后,记得点击“保存”。

2、“添加文件”

“添加文件”的页面如下:

  

其中需要改动的分别是以下几项:

1)一级目录、二级目录、实体分类号、保管期限、密级、培养类型(盒号)、毕业系别(归档单位名称)、登陆密码(输入员)同案卷。

2)研究生学号:填写研究生(或本科生)学号。

3)文件案卷号及件号:小数点前面是案卷号,与前面添加的案卷号要相对应,小数点后面四位表示件号,从.0001开始记录。如:52.0003表示第52卷第3件。如果建立一个新案卷,添加新文件后要手动改回.0001

4)论文题目:论文题目+-学生姓名”。如:大庆市宿根花卉的调查研究及应用前景分析--蔡守宇

5)文件时间:论文材料最后落款时间。格式是20150525,月日不足两位的要用0补齐。

6)作者姓名、指导老师、归档份数:据实填写

7)联系电话:本科生优秀论文填“年度+本科优秀论文”,博士论文填“年度+博士论文”,博士学位审批材料填“年度+博士学位材料”,如:2015年本科优秀论文;2015年博士学位材料。

3、上传论文

建立好案卷和文件以后,要手动返回主页面,就能看见刚刚建立的案卷和文件了。

如上图,在对应文件的同一行内,单击红圈部分,就会出现如下图的照片上传窗口。

点击“浏览”选择好要上传的论文后,会显示论文的完整地址,再点击上传,根据网速和论文大小,等待若干秒,出现如下图所示,表示上传成功了。

回到主页面,点击刷新,就会看到全文的图标亮了,下面的0变成1

三、打印目录及备考表

1、卷内目录:在“论文电子文件信息管理”界面,点“打印当前”按钮,进入“目录打印”界面。

在自定义打印目录界面,选择“卷内文件目录(各单位论文档案用)”。

打印预览。检查无误后就可以直接打印。卷内目录装入案卷盒论文档案材料的前面。

2、备考表:在“目录打印”界面选“备考表”,检查无误后就可以直接打印。。备考表装入案卷盒论文档案材料的后面。

交接流程

交接需要以下两件,其中交图书馆与信息中心档案管理部一份,本单位留存一份:

1.黑龙江八一农垦大学档案交接文据(“八一农大档案群”可下载,或者到图书馆与信息中心网站上下载)

2.案卷移交目录(南大之星档案管理系统里可直接生成)。

出现打印窗口后,注意红框的选择:

预览没问题后就可以直接打印了。

“交接文据”附带“案卷移交目录”一式两份,交接双方各留一份备查。